Interrogantes inherentes a los sistemas que integran la visión sistémica de la organización

ANEXO 1.2.1. INTERROGANTES INHERENTES A LOS SISTEMAS QUE INTEGRAN LA VISIÓN SISTÉMICA DE LA ORGANIZACIÓN

I. Sistema de Planificación Operacional (Programación de Operaciones y Presupuesto)

• ¿Existe relación entre los objetivos estratégicos y operacionales?

• ¿La formulación de objetivos fue realizada bajo parámetros técnicos?

• ¿Existen parámetros o indicadores de seguimiento al logro de objetivos?

• ¿Están definidos los controles internos en los procesos de Programación y el Presupuesto?

II. Sistema de Organización Administrativa

• ¿Se han definido las relaciones de autoridad que unen a las distintas funciones?

• ¿Existe equilibrio en la distribución de tareas?

• ¿La estructura resultante es conocida y aceptada por todos los miembros de la organización?

• ¿Están definidos los controles internos en los procesos que lo conforman?

III. Sistema de Administración de Personal

• ¿Funciona este sistema adecuadamente?

• ¿Cuál es el índice de rotación de personal?

• ¿Es adecuado el método de selección?

• ¿El nivel de remuneraciones está en relación con las funciones del puesto?

• ¿Están definidos los controles internos en los procesos que conforman este sistema?

IV. Sistema de Administración de Bienes y Servicios

• ¿Funciona este sistema adecuadamente?

• ¿El funcionamiento de este sistema esta sujeto al cumplimiento de una normativa vigente?

• ¿Están definidos los controles internos en cada uno de los procesos de contratación manejo y disposición?

V. Sistema de Administración Financiera

• ¿Funciona este sistema adecuadamente?

• ¿La información que genera el sistema es oportuna y confiable?

• ¿El plan de cuentas es el adecuado?

• ¿La base del registro y generación de la información es integral?

• ¿Existen problemas para cerrar a tiempo los Estados Financieros?

• ¿Están definidos los controles internos en los componentes de este sistema?

VI. Sistema de Información

• ¿Existe un sistema de control que implique la fijación de metas y objetivos concretos?

• ¿Qué información se recoge para controlar el logro de objetivos?

• ¿La información suministrada se adecua a las necesidades de la organización?

• ¿Cuán integral es la información que se genera?

ANEXO 1.2.2. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE LA VISIÓN SISTÉMICA DE LA ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS DE LOS FACTORES INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN

I. SISTEMA DE PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

1. Normativa

• Cumplimiento de normativas vigentes, para la elaboración de la Programación de Operaciones y el Presupuesto

2. Elaboración de la Programación de Operaciones y Formulación del Presupuesto.

• Grado de articulación entre la Programación de Operaciones, la Planificación Estratégica Institucional y los Planes de desarrollo (sectoriales y regionales)

• Grado de articulación entre la Programación de Operaciones y el Presupuesto.

• Grado de participación en la elaboración de la Programación de Operaciones.

3. Seguimiento y evaluación a la ejecución de la Programación de Operaciones y Presupuesto

• Existencia de mecanismos de seguimiento y evaluación a la Ejecución de la Programación de Operaciones y Presupuesto.

• Generación de medidas correctivas.

II. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Normativa

• Cumplimiento de normativas vigentes para la Organización Administrativa.

2. Análisis organizacional

• Diagnóstico organizacional (retrospectivo y prospectivo)

3. Diseño organizacional

• Criterios que priman en la definición (Diseño y ajuste) de la estructura organizacional (político – partidario – técnico)

• Carácter de la estructura (Rígida – flexible)

• Manual de Organización y Funciones (especificación de funciones por áreas o unidades funcionales).

• Manuales de procesos y procedimientos (estandarización de procesos y procedimientos)

4. Implementación

• Programación • Ejecución • Evaluación

III. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

1. Normativa

• Cumplimiento de normativas vigentes para la Administración de Personal

2. Programación de puestos

• Análisis y descripción de puestos • Valoración de puestos • Clasificación

3. Dotación de Personal

• Reclutamiento • Selección • Nombramiento

• Inducción • Confirmación de personal

4. Evaluación del Desempeño

• Programación de la Evaluación del Desempeño

• Ejecución • Evaluación de la evaluación

5. Capacitación

• Detección de necesidades • Programación de la capacitación

• Ejecución de la capacitación • Evaluación de la capacitación (aprendizaje y reacción)

• Evaluación de los resultados de la capacitación (Transferencia e Impacto)

6. Retribución

• Remuneración (existencia de criterios para la definición de niveles salariales)

• Prestaciones sociales

• Reconocimiento (existencia de sistemas de incentivos)

7. Movilidad

• Promoción • Rotación • Permuta

• Transferencia • Retiro

8. Registro

• Generación de la información • Organización • Actualización

IV. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (Compras y contrataciones)

1. Normativa

• Cumplimiento de normativas vigentes para la Administración de Bienes y Servicios

2. Contratación

• Modalidades de contratación • Procesos de contratación

• Responsables en los procesos de contratación • Sistemas de calificación de propuestas

• Condiciones para la firma de contratos

3. Manejo

• Administración de almacenes

• Administración de activos fijos muebles

• Administración de activos fijos inmuebles

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