Intranet Corporativa Para La Gestión De Información

Intranet Corporativa para la Gestión de Información

Autores: Lic. Josefina Colina Jiménez

Dr.C. Manuel Guardado Hernández

INTRODUCCIÓN

En la década de los 90 se empieza a conocer Internet como la red mundial de redes, constituida como una plataforma ideal para la recopilación, almacenamiento, publicación, difusión e intercambio de informaciones de diversos tipos, contenidos, relevancia y de gran utilidad para todos aquellos usuarios que acceden a la misma. El desarrollo acelerado de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), en estos últimos años, se ha consolidado en el marco de un entorno totalmente innovador, donde juegan un papel muy importante la gestión de información y el conocimiento, aprovechando las múltiples opciones y servicios que brinda esta tecnología.

En el ámbito empresarial, Internet y sus aplicaciones Web, han llegado en un momento muy particular para el desarrollo de sus procesos, en el que la información se ha convertido en un factor clave de éxito. Por tanto, no basta solamente con poseer mucha Información, sino que además es necesario que la misma sea útil, veraz y oportuna para que satisfaga las necesidades y expectativas de sus usuarios, y entonces pueda ser usada como un recurso estratégico de las organizaciones.

Internet constituye una herramienta muy útil, pues ofrece una disponibilidad de consulta ilimitada, facilidad de intercambio de información y conocimiento, la adquisición de documentación actualizada para la toma de decisiones, así como gran cantidad de bases de datos de cualquier tema, economía, finanzas, negocios, ciencia, tecnología, entre otros. Sin embargo resulta imprescindible seleccionar y clasificar entre ellas, cual es la de máxima utilidad y pertinencia, para no invertir tiempo en algo que no aportará los elementos suficientes en cuanto a la decisión que se necesita tomar.

En la actualidad, el tratamiento de la información interna en el sector empresarial ha cobrado nuevas y profundas dimensiones, debido al surgimiento y aplicación de teorías como la administración o la gestión de información, el desarrollo acelerado de las TIC.

La gestión de dirección de toda organización moderna, es posible gracias al consenso entre las personas que integran su equipo de dirección .De esta forma la misma puede ser administrada de una forma más eficaz y eficiente, que le permita cumplir con la misión asignada y poder alcanzar la visión proyectada en el contenido del plan estratégico que fue concebido a largo y mediano plazo, el cual se materializa a través de los planes de negocios anuales (a corto plazo). Ello implica desarrollar diferentes actividades como: la planeación estratégica, la dirección técnico- productiva, la gestión económica-financiera, el control interno y la gestión de información y conocimientos, sin las cuales sería imposible gerenciar los diferentes procesos de dirección, operativos y de apoyo que se llevan a cabo en las mismas, con el fin de alcanzar las metas de mercado y cumplir los objetivos estratégicos y tácticos propuestos, para poder mantener su competitividad y rentabilidad, con un ritmo creciente de la productividad y una disminución de los costos, en fin lograr la eficiencia y eficacia planificada en el expediente de perfeccionamiento empresarial .

De ahí que, las organizaciones han descubierto los múltiples beneficios que ofrecen el uso de las muy conocidas y generalizadas Intranet Corporativas (IC), como nuevo modelo para la gestión de información interna , con las cuales se logra crear una infraestructura de comunicación muy efectiva y eficiente , basada en los estándares de Internet, donde se utilizan las aplicaciones de tipo Web, siendo su aspecto distintivo el control de acceso de los usuarios a la información disponible en determinadas zonas de la red que son protegidos por cortafuegos o Firewalls.

Alfonso Cornella plantea que: El concepto de Intranet es probablemente lo que las empresas han estado buscando durante años como una forma barata y fácil de organizar, gestionar y difundir la información. Por otra parte Fernando Aviñó define Intranet como: “Las redes corporativas y el conjunto de aplicaciones que sirven de interfases en un contexto seguro que garantiza la integridad de la organización. Este conjunto funciona usando los estándares y tecnología de Internet. Por tanto se puede definir Intranet Corporativa como una red local que oferta opciones y servicios para la gestión de información empresarial basada en estándares y normas de comunicaciones de Internet, capaces de satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios.

Entre sus ventajas las IC permiten: aumentar sus capacidades de almacenamiento y transferencia de información, automatizar los procesos de gestión de información y comunicación interna, con un considerable ahorro de tiempo y de presupuesto destinado a esta actividad, logrando disminuir los costos, mejorándose la difusión y el intercambio de información, y al mismo tiempo la calidad y velocidad de las comunicaciones entre las diferentes áreas y departamentos funcionales que conforman la estructura organizativa de una organización. Por otra parte contribuyen a solucionar los problemas que se presentan con el desarrollo del estilo de trabajo en equipo, cuando coexisten diferentes plataformas, que no siempre disponen de una información veraz, actualizada y oportuna que se requiere para tomar decisiones viables en los diferentes niveles de dirección, por tanto su éxito radica en lograr desarrollar múltiples funciones que no fueron concebida con otras arquitecturas de sistemas diseñados con anterioridad.

El objetivo estratégico de toda IC es concebir que la organización cambie, se transforme y funcione como una entidad que aprenda a mover sus conocimientos, y a explotar su inteligencia colectiva, con el fin de mantener su competitividad en el mercado y la rentabilidad de sus productos y servicios, es decir, cumplir con éxito su misión y alcanzar la visión proyectada.

Según Cornella "[...] una intranet funciona con éxito solo si ayuda al usuario a desempeñar mejor su trabajo y si logra generar una cultura de información integral en toda la organización tendente a estimular el intercambio de información,…pero se debe destacar que se considera eficiente también si esa información es transformada en nuevos conocimientos, tecnologías, productos y servicios que sean comercializables, con alto valor agregado que satisfagan las necesidades y expectativas de sus clientes.

En estudios realizados por la firma consultora OVUM ( ) plantea que el

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