La Auditoria Interna Y Las Herramientas Gerenciales Y Administrativas

LA AUDITORIA INTERNA Y LAS HERRAMIENTAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS

Ya sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clásicas, como a las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditoría en el ejercicio de sus tareas.

Dentro de estas herramientas encontramos la Calidad Total, Reingeniería de procesos, planeación estratégica, administración financiera entre otras, por lo que no podemos dejar afuera a la Auditoria interna ya que esta es parte fundamental del control de calidad.

Dentro de la calidad total encontramos la mejora continua, pues el sector de auditoría no puede escapar a las consignas del momento que son lograr cada día mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad y plazos.

Por ello el realizar las auditorías con el mejor uso de los recursos (sobre todo teniendo en cuenta que las actividades de auditoría interna no poseen valor agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en plazos perentorios resulta fundamental. Para ello deben concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible, mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la organización.

Si bien los nuevos requerimientos y obligaciones en materia de calidad, medio ambiente y seguridad entre otras, requieren de especialistas en la materia, la función de la auditoría interna en las empresas no es la de asesorar sobre tales aspectos, sino más bien velar por el cumplimiento de las mismas.

La auditoría interna no sólo debe participar activamente en el relevamiento y evaluación del control interno, sino además debe actuar proactivamente en materia de implementación de sistemas antifraude, y aplicación de planes de contingencia.

Normas sobre calidad y medio ambiente, normativas sobre comercio exterior de los distintos bloques comerciales, nuevas tecnologías en continua aparición, nuevas formas de interacción electrónica entre la empresa con sus subsidiarias, proveedores, clientes, y la comunidad, llevan a nuevos riesgos, y con ello a nuevas obligaciones de parte de la auditoría.

Para formar parte de la auditoría interna ya no basta sólo con manejar conceptos contables, financieros, legales, económicos, administrativos e informáticos, ahora también resulta esencial poseer conocimientos en materia de administración de operaciones, logística, ingeniería financiera, comportamiento organizacional, estadística aplicada, calidad, productividad y ventas entre otras.

Por todo ello, la formación permanente es, en este contexto, no sólo una necesidad sino una obligación laboral para el especialista que tiene que permanecer atento a cualquier

tipo de riesgo que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos estratégicos de la organización para la que trabaja.

Herramientas clásicas

Diagrama de Pareto. El mismo sirve para separar los pocos vitales de los muchos triviales. Dicha herramienta tiene un sinnúmero de aplicaciones, desde la ayuda para concentrar esfuerzos en las áreas de mayor riesgo o peligro, hasta la asignación de recursos en aquellas actividades o labores que generan mayores resultados en materia de control y análisis.

Diagrama de Ishikawa. Utilizado en materia de auditoría tanto para la resolución de problemas, como así también para analizar medidas de prevención.

Diagrama de dispersión. Sirve a los efectos de analizar correlaciones entre distintos factores a los efectos de evaluar su grado de correspondencia.

Histograma. Permite conocer la frecuencia con que se dan determinados fenómenos o hechos, de forma tal de poder resolver problemas de investigación, y evaluar grados de controles por niveles de frecuencia.

Gráfica de evolución en el tiempo. Permite hacer el seguimiento de determinados comportamientos o fenómenos a los efectos de evaluar los niveles de problemas, riesgos, mejoramiento y peligros.

Estratificación. Hace posible detectar tanto problemas como factores de incidencia, siendo muy útil a la hora de aconsejar medidas de acción.

Fluxogramas. Fundamentales a la hora de entender y/o comprender los procesos organizacionales.

Permite evaluar tanto los controles internos, como los puntos de riesgo.

10. Las nuevas herramientas

Durante los últimos años del siglo XX se ha observado en gran parte de las empresas punteras europeas planes estratégicos orientados hacia la implantación en las formas den trabajar de técnicas de Calidad Total con el objetivo de mejorar el rendimiento total de las empresas a través de la aportación que en el mismo tienen todos los departamentos, tanto los directamente ligados con la producción como los no ligados.

Las Siete Nuevas Herramientas de Gestión y Planificación sirven de apoyo a la estrategia de Calidad Total en las áreas funcionales de las organizaciones y empresas tanto de fabricación como de prestación de servicios, a los efectos de ser utilizadas por los gestores y directivos de una forma similar a como las herramientas clásicas sirven de apoyo a los diversos departamentos y procesos organizacionales. Estas herramientas son capaces de ayudar a que los directivos se comprometan en programas de Calidad Total, identifiquen oportunidades de mejora en sus organizaciones e implanten programas de mejora.

Estas Siete Nuevas Herramientas de Gestión y Planificación surgieron de una selección realizada durante los años ’70 en Japón por un comité de la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE).

El conjunto seleccionado es el compuesto por las siguientes herramientas:

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