La importancia de las tecnologías de información

En lo que respecta a las tecnologías de información que poseen las empresas, todas las empresas poseen tecnologías de información sensoriales, de despliegue, de análisis, de almacenamiento y de comunicación, esto confirma que las empresas que se dedican a este rubro se están informatizando cada vez más para poder seguir compitiendo en este ambiente tan cambiante.  Estas empresas utilizan ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar transmitir y manipular los datos que utilizan en su ambiente de negocio.  

Las tecnologías de información son un elemento clave para hacer más productivo el desempeño de las empresas, agilizan las comunicaciones a nivel de toda la organización.

En el diseño del sistema de control interno, uno de los componentes es la plantación estratégica de las tecnologías de información, en este punto solamente una empresa no cumple con este componente, la cual es Sociedad Comercial e Inversiones Galicia. Las demás empresas realizan un proceso de plantación dinámico, en el que sus estrategias sufren una continua adaptación, innovación y, cambio que se ven reflejado en los elementos funcionales que componen toda la organización.  Estas empresas establecen políticas para controlar la adquisición, el uso y la administración de los recursos de tecnologías de información.

En lo que respecta a la arquitectura computacional, solamente Distribuidora Magallanes y Abastecedora Del Comercio, cuentan con este diseño en su sistema de control interno, estas empresas poseen un modelo y una descripción funcional de los requerimientos y las implementaciones de diseño para varias partes de sus computadoras.  

En el punto relacionado con el análisis del riesgo empresarial, solamente Abastecedora Del Comercio posee este diseño en su sistema de control interno, esta empresa realiza una adecuada gestión del riesgo y esto le permite conocer cuales son las principales vulnerabilidades que rodean a la empresa.  Adelco realiza un estudio sobre la posibilidad y las consecuencias de cada factor de riesgo,  que potencialmente tienen un mayor efecto sobre el funcionamiento de la empresa, y por lo tanto estos son gestionados por la gerencia.

En lo que respecta al control de gestión de la empresa, cuatro de las cinco empresas poseen esta característica en su diseño de control interno, la única empresa que no cumple con el es Oviedo.  Las demás empresas guían a su gestión empresarial hacia los objetivos que se han planteados todo esto a través de su control de gestión y además les permite evaluar la consecución de objetivos.

En lo que respecta a los procesos y relaciones de tecnología de información, todas las empresas cuentan con este componente dentro de su diseño de control interno.  Todas las empresas realizan una gran cantidad de procesos a través de las tecnologías de información existentes, esto debido a que para competir de manera eficiente y eficaz es necesario automatizar la máxima cantidad de procedimientos posibles para lograr ser más eficientes en lo que a tiempo se refiere.

Procesos de la empresa distribuidora

 Proceso de abastecimiento: este proceso tiene como principal objetivo ver todos los aspectos para conseguir los bienes que posteriormente serán entregado a sus clientes.  Dentro de este concepto se debe tener en cuenta la selección del mecanismo de compra, evaluación de ofertas, entre otros aspectos.

Las funciones que componen el proceso de abastecimiento dentro de la organización son las siguientes:

1.- Seleccionar proveedores y buscar alternativas: esta tarea no resulta tan fácil como se ve, ya que hay que considerar aspectos como por ejemplo que los proveedores posean stock siempre que se le requiera es decir tenemos que considerar las variables cantidad, eficiencia, y tiempo para los proveedores.  Para esto se debe tener una lista con una cantidad de proveedores que cumplan con los requerimientos de la empresa, esto debido a que así se puede contar con variadas alternativas en caso de emergencia.

2.- Definir Procedimientos y procesos de aprovisionamiento: en este proceso se verán asuntos netamente administrativos, se definirá quien o quienes son las personas que están encargadas para poder comprar, cada cuanto se realizan las compras, que documentos respaldaran las operaciones, de qué manera se manejaran los incumplimientos con los proveedores.

3.- Pedir presupuestos para realizar las compras: a la hora de realizar compras de pequeñas cantidades, o compras de determinados insumos que no representen un gasto importante, la empresa realiza estas compras con el dinero que se tiene en la “caja chica”, pero al momento de realizar compras de mercaderías se requiere que se elabore un presupuesto con el propósito de conocer el dinero con el que se cuenta para realizar las compras, esto a su vez va relacionado con la elección del proveedor.

4.- gestionar relación con los proveedores: es importante para la empresa realizar un seguimiento de órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de la operación.  En esta función se tratara que la relación con el proveedor no se limite únicamente a la compra en sí, sino que buscar obtener mejores procesos de entregas, o sistemas de stock más eficientes.

 Proceso de custodia de existencias: el principal objetivo de este proceso es el cuidado de las mercaderías  dentro de la bodega, esto para poder evitar pérdidas por robo o mermas por fecha de caducación de los productos (cafetería y abarrotes).

En este proceso interfieren los siguientes cargos responsables de que el proceso se lleve a cabo de forma segura:

1.-  Jefe de bodegaje: es el encargado de coordinar y supervisar el trabajo de los empleados a su cargo. Dentro de sus funciones se encuentran

 asignar personas a las tareas teniendo en cuentas sus aptitudes  

 además controla la circulación de los camiones que transportan las mercaderías con el propósito de ver que se cumplan con los criterios de seguridad.

 Verifica que el cumplimiento de las ordenes de pedido, asegurándose de que los procedimiento se lleven a cabo en el tiempo con la seguridad y calidad previstas.

 El control sobre el mantenimiento de la bodega para evitar errores y agilizar los procesos de recepción de mercaderías y preparación de los pedidos.

 Decide sobre los procedimientos de control de inventarios y supervisa su cumplimiento.  Además tiene que controlar  los stock y las condiciones en que este se almacena, decidiendo también la ubicación de las mercaderías dentro de la bodega, teniendo en cuenta las características de las mismas y la manipulación que vaya a sufrir.

2.- trabajador común de bodega: es el encargado de realizar las tareas de traslado de las mercaderías, almacenamiento, carga y descarga de las mismas.

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