Los Archivos De Tramite

En la actualidad el crecimiento de documentación en las dependencias publicas y privadas tal y como en un momento lo comento Elio Lodoini,”hoy se produce en un año quizá más de lo que en el pasado se producía en un siglo”. Esto se debe a que tenemos más tecnología que agiliza y aumenta la generación de información, pero el, problema era la falta de cultura hacia el crecimiento de documentación no esta regulada hasta hace apenas unos años.

Anteriormente por la falta de espacios en las unidades administrativas, estas depuraban sin medida con tal de lograr áreas disponibles para la nueva documentación, en ocasiones en estas limpiezas y reacomodos de espacios se perdían expedientes activos de consulta constante y en ocasiones de información con contenido histórico, creo que no podemos estimar cuanta información relevante – hablando de información histórica- se pudo haber perdido realizando este tipo actividad.

Durante décadas los archivistas han teorizado sobre el ciclo vital de los documentos, logrando poco a poco establecer ciertas normas que han logrado de una forma u otra empezar a normar las etapas de los documentos. Fue durante la segunda década del siglo XX donde se empezó a tomar en cuenta del ciclo vital de la documentación de una forma mas seria.

Eugenio Casanova (1867-1951), dividió en su obra titulada Archivística, divide en dos etapas la actividad de los expedientes la primera etapa donde la documentación es administrativa (viva) y la segunda, su estancia en los archivos históricos (muertos). En 1940 Philip Brooks, durante la asamblea de la Society of Americans Archivists, expuso que los archivistas deberían poner más interés en la creación y gestión de los documentos.

Así, se intentaron establecer calendarios con las edades del documento, que no eran de obligado cumplimiento:

1.- Archivo de Oficina, 5 años después de terminada la tramitación.

2.- Archivo central, 10-15 años.

3.- Archivo intermedio, hasta que alcanza la edad mínima de 25-30 años.

4.- Archivo Histórico, durante toda la vida del documento.

Mas adelante los archivos se comienzan a organizar en tres etapas, (tramite, concentración e histórico), etapas por las cuales pasa la información desde su inicio hasta su destino final. En esta ocasión centraremos la atención en los archivos de trámite.

ROMERO TALLAFIGO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE HISTORICO

CONCEPTO El archivo de trámite es la colección de documentos producidos y recibidos por una oficina de un organismo en ejercicio de sus funciones, los cuales se deben de conservar para una toma de decisiones y de asuntos en trámite.

Esta documentación debe permanecer durante 5 años en le archivo de tramite 1.-Resguarda los expedientes de acuerdo a lo estipulado en el catalogo de disposición documental vigente en la unidad administrativa. 2.-Realizar inventarios y acomodo de la documentación. 3.-Realizar expurgos y la transferencia secundaria de acuerdo a los lineamientos establecidos. Conservar la documentación para futuras consultas y hacer publica la información que conservan ya que puede ser de utilidad para cualquiera.

La documentación de los archivos de trámite tiene un valor primario, por tal motivo debe estar cerca de los usuarios que manejan y consultan ciertos asuntos cotidianamente, en esta etapa es donde la información se ordena, valora y clasifica de acuerdo a las normas instituidas para su administración.

2. OBJETIVO DE LOS RESPONSABLES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

Los titulares de las dependencias nombraran a un coordinador de archivo y este a su vez a los representantes o encargados de los archivos de trámite de las unidades administrativas.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.

La documentación de los archivos de trámite tiene un valor primario, por tal motivo debe estar cerca de los usuarios que manejan y consultan ciertos asuntos cotidianamente, en esta etapa es donde la información se ordena, valora y clasifica de acuerdo a las normas instituidas para su administración.

El objetivo principal es el siguiente:

* Administrar los expedientes mediante el establecimiento de mecanismos que garanticen un control eficiente y oportuno de la documentación que resguardan, estableciendo una organización, conservación así como el seguimiento del préstamo de documentos, todo lo anterior de acuerdo a los lineamientos establecidos para su control y gestión.

El archivo de trámite deberá contar con un registro actualizado de servidores públicos y firmas autorizadas de cada una de las unidades administrativas generadoras o receptoras de información, documentación o expedientes, autorizados por los titulares de las unidades administrativas para realizar la consulta de expedientes en el archivo de trámite.

3. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRAMITE

El personal responsable del archivo de trámite tendrá las siguientes actividades y funciones por cumplir, para lograra con los objetivos antes mencionados; pero antes debe conocer algunas nociones; que ellos como encargados de administrar la información en esta etapa debe saber, y que para mi en lo personal fueron puntos clave y realmente útiles para realizar las actividades, estos conceptos son los siguientes:

Documento- en sentido genérico, es “todo registro de información, independientemente del soporte físico” (un libro, una revista, un mapa, una pieza arqueológica, una moneda, una escultura, un cuadro, etc.).

Archivo - es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión, respetando el orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de la historia.

Serie ( serie documental.): conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o que se conserven formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad, que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental.

El Catálogo de Disposición Documental- es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, legal, jurídico, informativo, evidencial y testimonial que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial

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