Sistema de archivo

INTRODUCCION

La finalidad de esta actividad es identificar términos empleados en la profesión archivística. Los términos archivísticos son utilizados en la unidad de correspondencia o en el perfil del ofimático como herramienta para describir los documentos con exactitud, debe comprender el significado de los términos que se usan para identificar las diversas piezas documentales cuyo significado varía de un período a otro o bien son resultado de distintas actividades.

El manejo del vocabulario técnico le permite al archivista diferenciar entre el objeto, el término y su aplicación, da status a la persona que se desenvuelve en el medio laboral o en su desempeño diario con los demás empleados.

1. DESARROLLO

Organización de los términos archivísticos con relación a los puestos de trabajo, Secretaria, Oficinista, Archivista.

Términos archivísticos Secretaria oficinista archivista

Administración documental x x x

Casilleros x x x

Clasificación x x x

Conservación x x x

Cronológico x x x

Documentación x x x

Documento x x x

Epistolar x x

Estructura funcional x x x

Expediente x x x

Facsímil x x

Filatelia x

Flujo x x x

Flujograma x x x

Foliación x x x

Folio x x x

Franqueadora x x

Franquicia x

Gestión de documentos x x

Minuta

Original x x x

Radicación x x x

Registrar x x x

Prescripción x

Preclusión x

Plazo precaucional x

Archivo x x x

Archivo histórico x x x

Archivo intermedio x x

Legajo x x x

Perforar x x x

Rotular x x x

Marbete x x x

Usuario x

Ordenación x

Expurgo x

Trasferencia x x

Selección x

Tablas de retención x

Fondo documental x

Serie x

Tipo documental x x

Sección documental x x

Términos archivísticos

1) ADMINISTRACION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.

2) CLASIFICACION: es la acción y efecto de dividir u ordenar por clases o categorías los documentos.

3) CONSERVACION: es el mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

4) ESTRUCTURA FUNCIONAL: es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa, determinando la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas.

5) EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora

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