SISTEMA DE ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN

archivar a la labor de guardar en forma ordenada y sistemática, los documentos o papeles de una oficina, de cualquier institución u empresa con el fin de poder localizarlo con rapidez y exactitud.

Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de ordenar sus manuscritos y escrituras para su mayor compresión y compresión en su totalidad, la cual le permitiera actuar con más rapidez a la hora de obtener una información cualquiera.

Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales fueron los inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada ves mas generalización por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión. Estos han sido mejorados a través del tiempo asta la actualidad.

Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan los el archivo como método de organización de papeles importantes y no importantes para la empresa.

Para la práctica de manejo de archivo en una oficina se debe tener en cuenta una buena colocación de los papeles ya que muestra una eficiencia completa de la persona encargada.

En general el manejo de archivo muestra muchas características del empleado y de la empresa en la cual se desarrolla.

Uno de los campos comerciales que necesitan los archivos y la utilización de la tecnológica más avanzada es la industria bancaria al tener que llevar un registro continuo de todos los clientes, por lo cual es una industria en constante evolución.

SISTEMA DE ARCHIVOS

Definición de Archivo

es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada y ordenamente todo la documentación relacionada con las actividades de las personas, empresas, oficinas o instituciones públicas.

Fundamentos de Archivos

Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice su conservación, rápida localización y manejo; de manera que cuando se haga necesario refererirse a ellos nuevamente, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.

La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón la empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas de archivo.

Archivar es el procedimiento de clasificar organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando estos se necesitan.

Importancia de Archivos

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones

...