Sistema de Archivo

Sistema de Archivo por Asunto

este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.

dentro de sus caracateristicas estan:

El titulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el documento,

Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con alguna actividad en paticular, con algin departamento o con un producto especifico.

Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

procedimiento para organizar un archivo por asunto

1) con arreglo alfabético:

De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.

De enciclopedia, se aagrupan de acuerdo a la relación que tengan entre si.

2) con arreglo numérico:

Decimal, consite en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

Duplex, los suntos se agrupan lógicamente, asignadole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

pasos para archivar documentos utilizando el método por asunto

1) inspeccionar------- si ha sido autorizado el arhivo del documento.

2) clasificar y marcar---- los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdiviones.

3) distribuir----- el materia marcado de acuerdo a los títulos princípales, ya sean alfabéticos o númericos, seguidos de las subdivisiones.

4) archivar--- los documentos corres´ppondientes a cada persona o empresa de acuerdo al arreglo escogido.

ejemplo:

gerente de persona

gerente de oficina

gerente general

vicepresidente

presidente

alta gerencia

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