Sistemas De Archivos
Enviado por dgdgdfg • 27 de Mayo de 2015 • 214 Palabras (1 Páginas) • 168 Visitas
subdivisiones.
Pasos en el archivo de correspondencia por asuntos.
1. Inspección.
La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que está aprobada para archivarla.
2. Clasificación y codificación.
En un sistema de archivo por asuntos es casi indispensable leer el contenido de la correspondencia para clasificar subrayando el asunto principal y, de acuerdo con la tabla de clasificación que se tenga CODIFICAR el documento anotándole en la parte superior derecha el nombre del asunto o número de acuerdo con el sistema.
3. Distribución.
Primero se separa en grupos de acuerdo con el titulo principal; luego, estos grupos se siguen clasificando de acuerdo con las divisiones y subdivisiones del titulo principal.
4. Archivo.
Los documentos ya codificados, separados y seleccionados se guardan en su correspondiente expediente por orden cronológico. Colocado delante el de fecha más reciente.
Este sistema de archivos incluye también la disposición para poder realizar referencias cruzadas; cuando en la correspondencia se trata más de un tema, se puede sacar copia o copias según las necesidades; el documento original se archiva en el expediente correspondiente al tema principal y cada una de las copias en el expediente que corresponda de acuerdo con el tema siguiente y con la codificación hecha, sin olvidar hacer la referencia cruzada en la hoja respectiva y habiéndola colocado en el expediente donde está el documento original.
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