Sistema De Archivo

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Escuela Técnica Comercial Robinsoniana Distrital “Juan España”

Asignatura: Prácticas de Oficina

Año: Quinto Menciones: Informática, Administración, Contabilidad Secciones: A, B, C, D

Profas. Jomary Vilera, Francis Prado

SISTEMA DE ARCHIVO

DEFINIICIONES

ARCHIVO: Conjunto ordenado de documentos que recibe y produce un individuo o una organización, compañía o entidad, como consecuencia de la actividad que lleva a cabo. También se refiere al lugar físico o local en el cual se almacenan, tratan y protegen los documentos indicados.

ARCHIVO ACTIVO: Es el que conserva los documentos que se usan frecuentemente.

ARCHIVO INACTIVO: Es el lugar donde se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente o cuya información no tiene el valor de actualidad que requiere la entidad.

ARCHIVADOR: Mueble o caja que sirve para guardar papeles, fichas o documentos de modo ordenado y por separado.

ARCHIVAR: Es la labor de guardar en forma ordenada y sistemática, los documentos o papeles de una oficina, de cualquier institución o empresa, que ya no se necesiten o usen de forma inmediata, con el fin de poder localizarlos con rapidez y exactitud.

ARCHIVERO: Es el profesional que gestiona los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción en las dependencias administrativas de las empresas hasta su llegada al archivo.

CLASIFICAR: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos, con características comunes.

ORGANIZAR: Preparar una cosa pensando y cuidando todos sus detalles para un fin determinado.

EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

Archivadores: Muebles diseñados y fabricados para economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de las carpetas colocadas en los diferentes entrepaños y gavetas.

Archivador vertical: Es un mueble que tiene varias gavetas (de dos a cuatro) agrupadas en un solo cuerpo. Las gavetas se deslizan sobre un sistema de ruedas que simulan rieles y permiten un fácil desplazamiento.

Archivador Lateral: Es un mueble donde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical, lo que permite identificarlas leyendo los rótulos verticalmente.

Archivador rodante: Este tipo de archivadores consiste en armarios con estanterías dispuestas sobre bases móviles guiadas cuyo fin es suprimir pasillos e incrementar así la capacidad del archivo.

Bandejas de escritorio: Se utilizan para colocar la correspondencia. Las hay de dos y tres compartimientos.

Carpetas: Son cartulinas dobladas en dos, de manera que se formen dos tapas, de las cuales la posterior es un poco más alta que la anterior, la cual se llama pestaña, donde se escribe el rótulo, el cual indica el contenido de la carpeta. Las hay de cartulina (manila), de cartón o fibra prensada y de plástico.

Guías: Son tarjetas indicadoras, hechas de cartón fuerte y resistente. Se usan en el archivador para dividir las gavetas en secciones e indicar donde se deben archivar o se pueden localizar los documentos.

Rótulo: Es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, dándole nombre y describiendo así lo que aparece archivado o se debe archivar detrás de ella.

Ganchos sujetadores de metal: Sirven para asegurar firmemente los documentos a las carpetas.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

El procedimiento para archivar consta de cinco pasos:

1.- Inspeccionar: Es cerciorarse de que un documento está listo para ser archivado, es decir, de que tiene la fecha de recibo y las iniciales de archivo.

2.- Clasificar: Es decidir cuál será el título, nombre, asunto o número bajo el cual se archivará el documento.

3.- Codificar: Es indicar el nombre, número o asunto decidido en la clasificación. Para codificar este nombre se subraya con lápiz de color, si el nombre no aparece en el documento, se debe escribir con tinta o lápiz de color en el extremo superior derecho y después se subraya.

4.- Distribuir: Una vez realizado los pasos anteriores, se procede a separar por grupos los documentos que se refieren a un mismo asunto y a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que empiezan con la misma letra.

5.- Guardar: Colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN PARA ARCHIVAR UN DOCUMENTO

SISTEMA ALFABÉTICO: Es aquel que sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al utilizado en los diccionarios.

Reglas básicas y de uso universal que se usan en este sistema:

Nombres de individuos:

Se invierten los nombres de cada individuo, para luego clasificarlos y separarlos por unidades, primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre. Luego se ordenan alfabéticamente. Ejemplo: Orden Lógico

NOMBRES

1ª UNIDAD

2ª UNIDAD

3ª UNIDAD

Carmen Andrade Bautista

Andrade

Bautista

Carmen

Carlos José Peña

Peña

Carlos

José

Manuel D. Sierra

Sierra

Manuel

D.

César Zambrano

Zambrano

César

Un apellido solo seguido de una inicial: Cuando va solo, se coloca antes que el mismo apellido acompañado con un nombre de pila o una inicial. Un apellido con una inicial, antecede a un apellido con el nombre completo que empiece por la misma letra. Ejemplo: Orden Lógico

NOMBRES

1ª UNIDAD

2ª UNIDAD

3ª UNIDAD

Bracamonte

Bracamonte

J. Bracamonte

Bracamonte

J.

Jorge Bracamonte

Bracamonte

Jorge

M. Bracamonte

Bracamonte

M.

Mujeres Casadas: Su apellido de soltera más el apellido del esposo forman la primera unidad. Ejemplo:

NOMBRE

DE SOLTERA

NOMBRE

DEL ESPOSO

1ª UNIDAD

2ª UNIDAD

3ª UNIDAD

Ana M. Araujo

Pedro León

Araujo (de) León

Ana

M.

Elba Rosa Díaz P.

José Luis Peña

Díaz (de) Peña

Elba

Rosa

Ilsa Páez Duarte

Elio R. Parra G.

Páez (de) Parra

Ilsa

ORDEN LÓGICO

Apellidos Compuestos: Aquellos apellidos que contienen una preposición, un artículo o una

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