Los Sistemas Informáticos en las Organizaciones Cómo Simplificadores de Trabajo

Los Sistemas Informáticos en las Organizaciones Cómo Simplificadores de Trabajo

                     Por: Rafael Martínez Arenas

El presente ensayo tiene como objetivo dar a conocer los diferentes sistemas informáticos que existen, sus ventajas y oportunidades que brindan tanto a las organizaciones como a los entes que las rodean, además de destacar su importancia para la simplificación del trabajo  dentro de una organización.

A lo largo de la historia, la tecnología^[1] ha ayudado a la humanidad a simplificar su vida, a cada avance tecnológico, mayor ha sido la facilidad que se le brinda al ser humano para vivir. Repasemos, por ejemplo, la creación de los fósforos o del encendedor, ayudo al ser humano a crear de una forma más rápida y segura el fuego, simplificó su vida y con ello se vive de forma más fácil y segura. Con el invento del celular, el humano volvió a encontrar en una creación tecnológica, la simplificación de la vida, el estar comunicados unos con otros a larga distancia le facilita al ser humano su existencia, así podemos nombrar cuantiosos ejemplos en donde al aprovechar de una forma correcta los conocimientos adquiridos a lo largo de la vida convertidos en objetos, se ha simplificado de manera mejorable la forma en que el ser humano ha vivido a lo largo de su vida.

Dentro de las organizaciones, han existido a lo largo de la vida, ideas o sistemas que ayuden a estas a sobrevivir o bien a simplificar de forma notoria su actuar dentro del mundo. Uno de estos sistemas ha sido sin duda el informático^[2].

Recordemos que “una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo objetivo en común. Como todo sistema, este puede contar con subsistemas internos, que tengas asignados tareas específicas.”^[3] Así que, dentro de las organizaciones existen un sinfín de tareas que realizan los seres humanos para poder alcanzar los fines buscados, estas tareas a lo largo de la existencia de las organizaciones se han hecho de forma manual por el recurso humano que posee cada organización. Con la llegada de los sistemas informáticos, dichas tareas no solo se han vuelto más exactas sino también han facilitado las tareas de las personas que las realizaban y, por ende, las organizaciones han ido evolucionando cada vez más.

Los sistemas informáticos facilitan el trabajo de la organización, algunas de las principales ventajas de estos al ser usados dentro de una organización, al optimizar los procesos operativos son: brindan mayor seguridad a la organización y a sus clientes, evita el error humano, proporciona información de apoyo a la toma de decisiones y logra ventajas competitivas frente a otras organizaciones. Analicemos las ventajas con ejemplos:

Con la llegada de los sistemas informáticos, muchas de las organizaciones alcanzaron no solo mayor rapidez en sus funciones diarias, sino también se logró, en algunos casos, una confiabilidad en ellas en cuanto a sus funciones que realizan. Tomemos como ejemplo el utilizado en un banco, su finalidad sería el guardar los datos de los usuarios que llegan a depositar su dinero, aumentar o disminuir su cuenta. Gracias al sistema informático con el que se cuenta, se brinda al cliente una confiabilidad mayor en cuanto a las operaciones de suma o resta que se llevan a cabo, la gente está más tranquila con el trabajo de dicho sistema que si hubiera sido el trabajo de una persona. De esta forma, los sistemas de información brindas más confiabilidad y seguridad tanto a las organizaciones como a sus clientes.

Para hablar de evitar el error humano, podemos poner el ejemplo de una escuela y su sistema informático. En él, se guardan todos los datos de los estudiantes: nombre completo, matricula, datos médicos, información confidencial, etc. Si bien es el mismo ser humano quién ingresa estos datos, la posibilidad de un error baja considerablemente al poderse guardar los archivos y poder ser consultados después. Se pierde la posibilidad de que por un error humano se pierdan dichos datos o se introduzcan de forma errónea al sistema. De nuevo con esto, se demuestra que, además de dar facilidad a la organización en sus tareas, se da confiabilidad a los clientes de dicha organización.

Otra de las ventajas que se ha hablado es la de proporcionar apoyo a la toma de decisiones de una organización. Recordemos que un sistema informático puede describirse como un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado". Es así que un sistema informático es el llamado Decision Supporting System^[4]. Este sistema sirve más de apoyo que de automatizar una tarea, la decisión se da entre un sistema de alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. Este sistema permite extraer y manipular información de una manera flexible, permite al usuario definir interactivamente que información necesita y como cambiarla, además de que suele incluir herramientas de simulación, dichas herramientas pueden ser muy útiles para conocer si la decisión que se está a punto de tomar puede ser la correcta o no.

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