Los archivos preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento

Los archivos preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión (Sena, 2019). Se manifiesta que desde tiempos muy remotos, específicamente en el origen de la escritura se dio cabida a este surgimiento documental, donde culturas como la egipcia, la china e indica, las civilizaciones de roma y Grecia, arcadios, sumerios y babilonios hicieron un gran aporte a este surgimiento, pues fue en estas culturas, civilizaciones donde se reflejaron los primeros indicios de recopilación y dejar de forma escrita soporte de los procesos o actividades reflejadas que realizaban. Dando lugar así, a la evolución del archivo que se conceptualizo y se estipulo como un área que debe estudiar en la revolución francesa, donde se tomó conciencia de la necesidad de concentrar documentos en archivos nacionales y que se debía realizar un estudio previo para tal proceso.  Con lo anterior podemos manifestar, que los archivos son importantes porque a través de ellos se tiene un pasado y un futuro, pues con estos las organizaciones tienen conocimientos sobre sus actuaciones, historia, lo que les permiten tomar adecuadas decisiones a futuro, y es que por esta razón los archivos son necesarios en nuestra sociedad, ya que preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoyan a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información, es decir, los ARCHIVOS PRESERVAN, PROMUEVEN, DAN ACCESO Y DIFUNDEN CONOCIMIENTO.

Atendiendo a la principal razón de la importancia de los archivos, se manifiestan que el hecho que los archivos preservan el conocimiento, indica que los documentos que son consignados para realizar su respectivo procedimiento de aseguramiento, mantienen su valor y significado, lo que indica que se va preservar el carácter único de la información como fiel testimonio de las actividades administrativas, financieras, realizadas en la organización como un reflejo de la evolución que va teniendo la compañía y las decisiones que se han tomado para llegar hasta el punto donde se encuentra. Cabe resaltar que el documento para archivar es un proceso que depende de la clasificación que lleva acabo la compañía, considerando que los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico, estos también puede ser clasificados según su organización, ciclo vital, uso, naturaleza.  De esta manera se establece una organización para gestionar el proceso de búsqueda de un archivo de manera eficaz, de igual forma para que el documento se mantengan en buen estado se hace uso de un termómetro para garantizar la calidad y conservación de los documentos, pues este busca identificar la temperatura ambiente y las condiciones climáticas de las operaciones en el recinto.

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