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SISTEMATIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EN HERRAMIENTAS DE EXCEL COMO APORTE A LA REDUCCIÓN DE HUELLA DE CARBONO EN AGENCIAS PUBLICITARIAS.

C. Escobar R.1, D. Moreno G.1, S.E. Osorio T.1†, I.P. Bustam^[1][2]ante2.

1Facultad de Ingeniería Industrial, Universidad Pontificia Bolivariana, Cir. 1 #70-01, of. 11-417, Medellín, Colombia.

2Facultad de Ingeniería Mecánica, Universidad Pontificia Bolivariana, Cir. 1 #70-01, of. 11-217, Medellín, Colombia.

Resumen: La cuarta revolución industrial, la era digital y los múltiples avances tecnológicos han generado un gran impacto en todos los sectores de la economía, e incluso en los modelos empresariales existentes. Las organizaciones hoy en día atraviesan importantes desafíos en control de su propia información; las actuales exigencias en materia de calidad, gestión ambiental y, seguridad y salud en el trabajo, hace que éstas requieren de un sistema de gestión que les permita la mejora continua de sus políticas y procedimientos, además de controlar y estandarizar sus procesos de manera óptima, para acceder a su información de forma organizada, completa, confiable y en tiempo real, aportando así a la toma de decisiones. En este artículo, se pretende a través de herramientas de Excel, demostrar la importancia que tiene la sistematización de la documentación en la gestión empresarial, en la seguridad de la información, la mejora continua y por ende, se da un aporte significativo a la reducción de la huella de carbono generada por las empresas.

Palabras Clave: Sistema de Gestión, mejora continua, políticas, documentación, huella de carbono

SYSTEMATIZATION OF DOCUMENTATION IN MANAGEMENT SYSTEMS WITH EXCEL TOOLS AS A CONTRIBUTION TO THE REDUCTION OF CARBON FOOTPRINT IN PUBLICITY AGENCIES.

Abstract: The fourth industrial revolution, the digital age and the multiple technological advances have generated a great impact in all sectors of the economy, and even in existing business models. Organizations today face significant challenges in controlling their own information; the current demands in terms of quality, environmental management and occupational safety and health, mean that they require a management system that allows them to continuously improve their policies and procedures, as well as to control and standardize their processes in an optimal manner, to access your information in an organized, complete, reliable and real time, thus contributing to decision making. In this article, it is intended through Excel tools, to demonstrate the importance of the systematization of documentation in business management, in information security, continuous improvement and therefore, a significant contribution is made to the reduction of the carbon footprint generated by companies.

Keywords: Management System, continuous improvement, policies, documentation, carbon footprint

† Autor al que se le dirige la correspondencia:

Tel. (+57) 312 2173185

E-mail: juan.perez@upb.edu.co.

1. INTRODUCCIÓN

Un sistema de gestión es “una estructura probada para la gestión y mejora continua de las políticas, procedimientos y procesos de la organización” (BSI, 2012). Las mejores empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida. Ello engloba la información, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medio ambiente (BSI, 2012). 

En la actualidad, el entorno globalizado es cada vez más exigente, requiriendo empresas competitivas y flexibles que se adapten a los cambios que se dan en el día a día. Es por ello, que las empresas se ven obligadas a realizar seguimiento permanente de su gestión; ya no solo basta con prestar un servicio adecuado o producir un bien cumpliendo las características de calidad, ahora es necesario mejorar continuamente e innovar; por lo tanto, se requiere analizar el entorno interno y externo con una mirada crítica para tomar decisiones acertadas, a esto en el entorno empresarial, es lo que se conoce como sistemas de gestión, los cuales se enfocan en mejorar los niveles y metas organizacionales en diversos frentes de trabajo como es la gestión de la calidad, la ambiental y, la salud y seguridad en el trabajo (OBS, s.f.).

Por otra parte, las empresas deben de adaptarse a mayores exigencias de los clientes, a dar cumplimiento legislativo y normativo derivado de la política social, de interior y medioambiental desarrolladas por los diversos países, para lo cual cada organización debe realizar cambios en diferentes aspectos como: el técnico, el social y el económico; y para lograrlo, una de las metodologías más utilizadas son los sistemas de gestión, que permiten el logro de sus objetivos, en relación con la calidad, la gestión ambiental, la seguridad y salud de los trabajadores, entre otros (Fraguela Formoso, Carral Couse , Iglesias Rodriguez, & Castro Ponte, 2011)

Para el año 2017, la Organización Internacional de Normalización (ISO) reporta que existen más de 1.556.000 certificaciones en diferentes sistemas de gestión a nivel mundial, siendo los más representativos los sistemas de gestión de la calidad (norma ISO 9001) con un 67.99%, y los de gestión ambiental (Norma ISO 14001) con el 23.29%. Asimismo, reporta que China el país líder en certificaciones ISO 9001 e ISO 14001, seguido de Italia, Alemania y Japón. Además, en latino américa, Brasil y Colombia lideran los ránquines en estos dos sistemas de gestión (ISO, 2018).

Específicamente en el sector de agencias de publicidad, la ISO reporta que, a nivel mundial, existen 393 empresas certificadas en gestión de la calidad y, 112 en gestión ambiental. Para Colombia puntualmente, existen 30 empresas certificadas en Calidad y 3 en Gestión Ambiental (ISO, 2018).

 como En el caso de las empresas de publicidad, son agencias con un mercado muy competitivo, donde la innovación, la constante creación de contenido y la búsqueda de la mejora continua son el factor comparativo entre las mismas. La implementación de los sistemas de gestión les permite a las compañias tener una visión general de los procedimientos o procesos durante su desarrollo, de igual manera, permite unos lineamientos con respecto a la información la cual permite la recolección, análisis, verificación y finalmente la toma de decisiones, minimizando costos, tiempo y la identificación a tiempo de posibles errores procedimentales.

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