Marcadores, Referencias Cruzadas, Etc.

Introducción

Microsoft Word dispone de técnicas para relacionar información en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al final.

Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán más fáciles de utilizar.

Al redactar un documento, ¿Cuantas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaría que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cómo.

Por ejemplo, en el texto "... como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace a la página dónde está ese gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la página corremos el riesgo de que, más adelante, modifiquemos el documento y cambie el número de página y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya está solucionado de forma automática con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuación.

Cuando creamos documentos, a veces nos encontramos con la necesidad de poder posibilitar el acceso a partes determinadas a quien lo lee -especialmente si la lectura se hace en un ordenador, aunque también si es en papel-. Si tenemos por ejemplo un documento con una gráfica en la página primera, cuando estamos en la quinta página por ejemplo, sería interesante poder dirigir al lector con un simple enlace hasta esa gráfica (con un clic). O bien poner una nota al pié haciendo constar quien es el autor de un texto que nombramos...; las posibilidades son muchas.

Conceptos básicos

Marcadores:

Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital también se puede hacer esto y de una manera más elegante.

Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento.

Los marcadores en una página de Microsoft Word 2007, son una especie de señales que hacemos en el documento para una posterior lectura. Vamos a imaginarnos el símil con las marcas que hacemos a un texto con tinta de color, o un subrayado. Sirven de ayuda para que cuando en una nueva lectura de ese documento queramos ir precisamente a esas partes que nos interesan, lo tengamos tan sencillo como desplegar la lista de marcadores e ir a la parte que necesitemos. No hay más que imaginar un documento con 200 páginas por ejemplo; ¿cómo acceder a una parte de ese documento que solo recordamos por encima?, pues nada más simple: vamos a los marcadores, buscamos la "marca" que habíamos colocado y nos vamos a ese sitio con un clic de ratón. Igualmente los marcadores, nos servirán de base para las referencias cruzadas

Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

Referencias cruzadas:

Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.

En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratón encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratón").

Notas al pie y notas al final:

Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quién es el autor de esa cita.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superíndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de página como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final del documento.

Sirven para añadir información o aclarar conceptos, bien sea al pié de una página o bien al final del documento por lo que en principio son similares y su tratamiento es prácticamente igual, como veremos. Lo vemos en muchas ocasiones en libros y revistas, donde un texto es acotado con un número y al final se hace constar una aclaración en ese número, por ejemplo quien es el autor, o ampliando con bibliografía, etc.

MARCADORES

Insertar marcadores (Ver video)

Como hemos dicho, nos interesará insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia más adelante mediante una referencia cruzada.

Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:

- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.

- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.

Nos aparece el diálogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener números. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.

Podemos

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