Metodo Científicos

.1.3. DAR Y PEDIR CITAS

Son frecuentes las solicitudes de citas que se reciben en la oficina para entrevistarse con los directivos.

El tener un conocimiento muy claro de la misión y objetivos de la empresa, las funciones que se realizan en cada dependencia y el correcto manejo del organigrama, necesariamente convierten al secretario o secretaria en un experto en el arte de dar y solicitar citas, de tal manera que no haya lugar a equívocos al otorgarlas o pedirlas.

1.1.4. AL CONCEDER CITAS ES NECESARIO.

Nombre completo y datos del visitante y de la empresa que representa

Motivo concreto de la visita

Consultar la agenda

importancia que puede tener ese motivo para la empresa

De cuánto tiempo dispone el directivo

Que oirás personas deben participar en la reunión

Documentos quo deben llevaren a la reunión

Que se le puede ofrecer.

Utilizar racionalmente el papel y ajustar los tamaños requeridos.

Si se tiene a cargo la fotocopiadora, es necesario aplicar todas las recomendaciones

dadas por el vendedor de la maquina en cuanto a mantenimiento y uso.

No realizar reparaciones correctivas que puedan empeorar la situación.

1.2 PREPARAR REUNIONES

Es frecuente que en las oficinas de directivos o en las salas destinadas para propósito se llevan a cabo reuniones o grupos internos o visitantes. El secretario o secretaria debe esmerarse por ser un excelente

anfitrión o anfitriona, para garantizar que cada reunión pueda realizarse cómodamente y sin contratiempos; para esto debe tener en cuenta los detalles mas pequeños, como cantidad de lápices, esferas, libretas, pocillos vasos y todo lo que ayude a que el evento sea un éxito.

1.3 CANCELAR O APLAZAR CITAS

Con alguna frecuencia se hace necesario cancelar o aplazar citas, por motivos que no podemos prever.

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En Los dos casos, el secretario o secretaría debe mostrar mucho tacto, tratar de comunicarse con anticipación para presentar disculpas, explicar las razones de la decisión y se flexibles, para acomodarse a la nueva fecha propuesta por la parte afectada.

1.4 RECORDAR ACTIVIDADES Y COMPROMISOS

Las citas como las actividades y compromisos adquiridos por los directivos deben recordaren y confirmaren con la anticipación necesaria para que no se presenten contratiempo. Igualmente, pasar por escrito datos o información que pueda requerir o tener en cuenta al cumplir un compromiso, y avisar con anticipación cuando se presente algún imprevisto para la realización de una cita o compromiso.

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