Organizacion Y Sistemas123

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la GerenciaGeneral, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructuraorganizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional.Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manualesde Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios eInstructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualizaciónde los procesos administrativos y operativos que así lo requieran.Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar ycontrolar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tienela responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo(junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollode los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas esvital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente odepartamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramientoy en lainnovaciónde los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomandocomo asesor las funciones en las cuales se basa la organización.Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativade las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar deuna manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sininfluir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico dela empresa.

ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por unaparte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar yhacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición delEstadoMexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento delproceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.Laevoluciónque ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: unarefiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se dainicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con lainstalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió lafunción de Organización y sistemas con las funciones decontabilidad,auditoriay con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan deracionalizar el aprovechamiento de los recursos.La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar laadministración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de laestructura como del funcionamiento.Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través devarios acuerdosParalelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podidoobservar una serie de denominaciones para referirse al área de organización ysistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entreotras, el comienzo de esta situación, según señala Luís Salazar Larrain, fueoriginado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica en otros,donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos yorganización del trabajo.En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas,persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianasde (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nadacomo verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como talen toda evidencia.

DEFINICIÓN

El desarrollo incesante de la complejidad enla Administracióny todos losevidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre losmiembros de lasempresaslos cuales han buscado losmediosnecesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficienciaa suadministración. Es así, como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas CentralesdeOrganizacióny Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismoadministrativo; Organización y Sistemas es uno de los términos que integran lalabor general de la racionalización.Sobre laTeoríade Organización y Sistemas observamos definiciones como"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir lasactividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientosy llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economíade esfuerzo y con elmáximo deeficaciaen los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo oserviciode Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados enla aplicación de la técnica del mencionado servicio.Organización y Sistemas estudia losproblemasdeestructuray funcionamiento de la Administración, cumpliendo comofunciónel aconsejar a los funcionariosinteresados en mejorar la organizacióny métodos empleados por losserviciosque dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar elmáximo de eficiencia en elfinanciamientode la aparato administrativo, y mediantela aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en elcostode laproduccióny en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Sistemas no se le concedeautoridadsobreotras unidades en administración.Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, siel deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bienorganizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a estainteresante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidadde asegurar que su sector en losnegociossea conducido eficientemente y cuando tiene unpapel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentosapropiados o métodos para llevar a cabo la función.La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puedetomarse eltiempopara pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datosyobtener la mayoría de suinformacióna través de personas encargadas de laactividad que se analiza.Otra de las ventajas,

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