PNO Buenas practicas de documentacion

1. OBJETIVO

Definir controles que permitan prevenir errores de comunicación, asegurando así que el personal siga los procedimientos correspondientes, paralelamente la aplicación de las Buenas Practicas de Documentación (BPD) asegura el empleo correcto y permanente de los documentos asociados con los procesos realizados en el área de farmacia con la finalidad de garantizar que las operaciones farmacéuticas se llevaron a cabo de manera adecuada, permitir la rastreabilidad oportuna de la información y facilitar investigaciones en caso de requerirlas.

1. ALCANCE

Esta guía para el seguimiento de las Buenas Prácticas de Documentación debe ser aplicada y ejecutada para todas las actividades de la farmacia.

1. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todo el personal que participe en los procesos relacionados con el área de farmacia seguir los lineamientos que sea necesarios  para llevar acabo las Buenas Practicas de Documentación  

1. DESARROLLO DEL PROCESO

1. Elementos básicos de la documentación

Todas las actividades relacionadas con el manejo, almacenamiento y distribución de medicamentos deben documentarse y registrarse de manera oportuna acorde a lo siguiente:

• Debe ser completa. Todo documento debe llenarse sin faltantes de información y registrando completamente todas las etapas del proceso utilizando para esto tinta permanente.
• Exacta. Todo documento debe estar libre de errores, donde la información registrada sea fiel a la fuente.
• Legible. Todo registro deberá realizarse de manera clara y entendible.
• Idioma. Toda información deberá registrarse en el idioma español.
• Vocabulario. Se debe emplear vocabulario sencillo y adecuado de acuerdo al nivel y jerarquía del documento.

• Organización. La información debe estar organizada de forma que facilite su fácil comprensión y lectura.
• Firmas. Toda información debe estar firmada y fechada por la o las personas que participaron en el proceso.
• Identificación. Toda información debe estar  fechada, contar con número de página y logo de la clínica.
• Llenado. Siempre deberán ser llenados con tinta permanente, no se deberá utilizar lápiz  o tinta borrable.
• Espacios. No se deberán dejar espacios en blanco en ningún documento o registro. Los espacios en blanco que estén destinados a ser llenados por un dato o información y no sean utilizados, deberán inhabilitarse con una línea y colocar N/A (No aplica) así como escribirles iniciales o firma de la persona que cancela el espacio y la fecha.

             4.2 Correcciones.

En caso de cometer errores durante el llenado de documentos, no se debe borrar o sobrescribir la información, utilizar corrector, etiquetas ni tratar de eliminar la información errónea.

El proceso de corrección se realizara de la siguiente manera:

• Los errores deberán corregirse trazando una línea que abarque la información errónea, colocando  iniciales  o firma de la persona que realizó la corrección y fecha en que realizó la corrección.  (Anexo 1)

• La información correcta se deberá anotar lo más cercano posible de la corrección augurándose de que el registro original y la corrección sean legibles.

(Anexo 2)

• Si el error se comete en una sola letra, de una palabra o en un solo número se deberá corregir completamente la palabra o números. (Anexo 3)

• El caso de corrección en fechas se debe corregir la fecha completa incluyendo día, mes y año. (Anexo 4)

• Las correcciones deberán ser hechas por el personal que cometa el error, de no ser posible  las correcciones podrán ser hechas por el jefe inmediato,  siempre y cuando  la corrección sea justificada  y posteriormente se le informe de la corrección al personal que cometió dicho error.

               4.3 Procesos que deberán documentarse.

• Todo lo relacionado con la solicitud y recepción de medicamento hacia y por los distribuidores autorizados.

• Todo proceso de recepción de medicamento en el área de farmacia.

• La preparación  o adecuación de los medicamentos para su entrega en dosis unitarias.

• El control y registro de las entradas y salidas de medicamento.

• La calibración y el mantenimiento del equipo en el área de farmacia (refrigeradores, termómetros, termo higrómetros).

           4.4 Conservación de la documentación.

Toda documentación relacionada con el servicio de farmacia deberá resguardarse  acorde a lo siguiente:

• Solo personal autorizado  puede tener acceso a la información documentada, así como las instancias sanitarias que lo soliciten durante y después de una auditoria.

• Toda información deberá archivarse de manera tal que sea rastreable y de fácil acceso, así como deberá ser acomodada en orden alfabético y de manera cronológica.

• La documentación deberá resguardarse  el tiempo necesario con base a los procedimientos internos de la clínica y las  regulaciones  que apliquen.

• Toda la documentación deberá mantenerse en buenas condiciones de almacenamiento, protegiéndola de factores como polvo, luz y humedad para evitar su posible  deterioro.

1. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

• Alexander Servat. Calidad. Metodología para documentar. Prentice Hall. México, 2005. 
• Domínguez Corona. Documentación, teoría y práctica. McGrawHill. México, 2000.
•  BPD - BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN (GDP -Good Documentation Practice) http://gestion-y-calidad.blogspot.com/2008/02/1.html

1. ANEXOS

• ANEXO 1.

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•  ANEXO 2.

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