Proyecto De Fortalecimiento De Capacidades Para La Implementación Del Sistema De Trámite Documentario En La Municipalidad Del Callao

1. TITULO DEL PROYECTO:

PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LA MUNICIPALIDAD DEL CALLAO

AUTOR:

MICHAEL RAUL VALLES OJEDA

TAQUIRI BENAVIDES OSCAR MARTÍN

ASESOR:

ING. FIDEL PRADO MACALUPU

2. INTRODUCCIÓN

Las instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones, porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el número de trámites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realización de cada trámite. En segundo lugar, existe aún una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos, alejamiento que se origina en la insuficiente información accesible a los potenciales agentes económicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relación eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupción y la informalidad.

La Provincia Constitucional del Callao comprende los distritos de: Callao, Bellavista, La Punta, La Perla, Carmen de la Legua - Reynoso y Ventanilla, cada distrito tiene una municipalidad que le respalda en sus gestionas administrativas.

La Municipalidad Provincial del Callao está por encima de todas las municipalidades distritales ubicada en el Jr. Paz Soldán Nº 252, tiene actualmente 61 gerencias que se encargar de brindar las distintos servicios a la ciudadanía.

Dentro de estas gerencias de se encuentra la GERENCIA DE SECRETARIA, que tiene como sub unidad a la GERENCIA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL, quien se encarga gestionar los documentos que ingresan y salen de la municipalidad.

Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de la burocracia es la falta de empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones, en muchas instituciones gubernamentales aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados urgentemente en la Municipalidad Provincial del Callao.

3. PROBLEMATICA

Por su parte los ciudadanos y empresas en la Provincia del Callao, perciben trabas y/o limitaciones la efectuar diversos trámites administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren de la municipalidad para el desarrollo de sus actividades e inversiones. Carecen de acceso a la información municipal y servicios vía web que facilite el clima de negocios.

Dado de la Municipalidad Provincial del Callao, atiende directamente y provee de servicios públicos en el ámbito de sus competencias a la población de su provincia, en lo que corresponde a la gestión documentaria generada por trámites diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informáticos que permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la documentación, la cual se registra de forma manual; el equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestión documentaria para una rápida y oportuna atención a los usuarios que permita generar oportunidades de inversión y desarrollo para la población del Callao.

3.1. Efectos del problema:

3.1.1. Aumento del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos traspapelados.

3.1.2. Disminución de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a los errores.

3.1.3. Disminución en la productividad al contar con procesos lógicos para la atención de la documentación.

3.1.4. Incremento de costos en el uso de papel, aumentando drásticamente los gastos por este concepto.

3.1.5. La Ubicación de un documento en trámite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento pues que no dispone de acceso instantáneo a la información específica.

3.1.6. La Documentación emitida no tiene un formato estándar (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

3.2. Causas del problema:

3.2.1. La falta de empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones.

3.2.2. La Falta Equipos tecnológicos (computador, impresora, etc.) apropiados para el desempeño de sus funciones.

3.2.3. Empleo de procesos deficientes de gestión al no tener una estandarización de los procesos y un óptimo flujo de la documentación.

3.2.4. No Contar con un sistema informático que permita mantener un óptimo flujo de la documentación, asegurando su seguridad e integridad

3.3. Definición del problema:

Inexistencia de recursos tecnológicos en los procesos de gestión de trámite documentario y no contar con un sistema informático integral que permita tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de la municipalidad, así como de la que se genera al interior de la misma.

4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVOS GENERALES

4.1.1. Priorizar la atención de los usuarios y administrados, simplificando los procesos administrativos, con la incorporación de Tecnología de Información y Comunicación que permitirá mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernización del Estado.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4.2.1. Disminución del tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.

4.2.2. Ubicación rápida de un documento en trámite o cerrado, lógica y físicamente.

4.2.3. Aumento en la productividad gracias a la implantación de procesos lógicos para la atención de la documentación.

4.2.4. Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles de errores.

4.2.5. Disminución del uso de papel, reduciendo drásticamente

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