Proyecto Final Fundamentos De Investigacion

1.-INTRODUCCIÓN

Con motivo de mejorar los controles de gastos ejercidos, se presenta la Instrucción que norma el mecanismo sencillo y transparente para el manejo de recursos utilizados para gastos menores, urgentes e inaplazables como ayuda al proceso de planeación del gasto de ésta empresa.

Define los montos de gastos conforme a las necesidades actuales que permitan, por un lado mantener el dinamismo con liquidez inmediata, y por otro, determina la responsabilidad de las Áreas usuarias en apego a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal dictadas por la administración de la empresa.

Las políticas y procedimientos contenidos en la presente Instrucción serán del conocimiento de los Jefes de Área, ya que deberán de conocer los alcances y sus responsabilidades

OBJETIVO.

Constituir un instrumento de gasto que permita proveer a las Áreas de manera eficiente los recursos necesarios para la compra de bienes y servicios menores, urgentes e inaplazables que se requieran para el cumplimiento de sus actividades

Políticas

Es facultad de la Gerencia autorizar la constitución, modificación o cancelación de los fondos fijos de gastos para cualquier Área, los cuales serán utilizados para cubrir gastos menores, urgentes e inaplazables.

La Gerencia es responsable de controlar y custodiar los recibos - resguardos de los fondos fijos de gastos autorizados; autorizar y controlar las cuentas de cheques a nombre de la empresa proveer los recursos autorizados y solicitados a través de los rembolsos a las Áreas usuarias.

Se considera como gasto menor urgente e inaplazable, cualquier erogación permisible que no rebase los 3,000.00 pesos más IVA.

Por ningún motivo se deberá rembolsar el importe de los comprobantes de gastos fraccionados. Se considera como compra fraccionada, al proceso de adquisición que presenta los siguientes aspectos en los comprobantes de gastos reembolsados por medio del fondo fijo de gastos por el mismo tipo de material o servicio para un mismo centro de trabajo: compras en facturas con importes menores a $200.00 antes de IVA cuya sumatoria en el mismo reembolso superen los $200.00 mas IVA a fin de evitar girar un cheque a favor del proveedor, o cuyos importes asciendan a 3,000.00 mas IVA o mas . No se considerara como compra fraccionada la adquisición de refacciones y/o el pago de servicios para el mantenimiento de unidades con números de serie diferentes. Con la debida autorización del gerente

De las responsabilidades:

Es responsabilidad del encargado del fondo fijo de gastos custodiar el fondo, manejar y controlar los recursos conforme a las normas y a los procedimientos vigentes; y en todo momento poder comprobar el 100% de recursos mediante efectivo, saldo en bancos, facturas y documentos pagados, solicitudes de reembolsos y vales por comprobar, mismos que serán verificados periódicamente por medio de arqueos sorpresivos realizados por el responsable del Área, y en su caso, por el Órgano Interno de Control.

Es responsabilidad del encargado del fondo fijo de gastos rembolsar 1 vez cada 7 días naturales, todos los documentos incluidos en el período.

Es responsabilidad de la persona que autoriza las facturas, verificar que reúnan los requisitos fiscales, firmar, sellar, conocer la normatividad vigente, justificar y comprobar de manera individual la necesidad de cada gasto; así como controlar y verificar la entrega-recepción del bien y/o servicio reembolsado.

Es responsabilidad de la persona que realiza la compra verificar que el producto o artículo se encuentre en buenas condiciones o que el servicio sea recibido a satisfacción, escribir su nombre,, firma de recepción del bien o servicio y recabar el nombre y firma de la persona a quien entregue el bien y en su caso realizar la devolución, el cambio o reclamación

Clasificación de gastos

Caja Chica.- Son los Fondos Fijos de gastos podrán realizar pagos por conceptos de anticipos de gastos de trabajo, pago de viáticos, pagos a proveedores y prestadores de servicios o cualquier tipo de pago que por su necesidad lo requiera la Entidad

Gastos Menores.- Esta clasificación comprende aquellos fondos con montos hasta $10,000.00 y que solo podrán realizar pagos en efectivo hasta por $200.00 mas IVA por no contar con chequera.

Gastos Fijos Mayores.- Esta clasificación comprende aquellos fondos con montos mayores a $10,000.00 obligados a tener cuenta de cheques, y que podrán realizar pagos hasta $10,000.00 respetando lo establecido en los objetivos.

Se deberán anexar comprobantes originales que reúnan requisitos fiscales de conformidad con la normatividad vigente en materia fiscal .

Los comprobantes de los anexos 5 (Recibo por Concepto de Pasajes) y 15 (Recibo de Gastos) por su naturaleza no cuentan con requisitos fiscales.

Para todas las facturas menores o iguales a $200.00 antes del IVA que se paguen en efectivo se deberá considerar como fecha de pago, la que se consigne en el comprobante original mediante sello de pagado por el fondo fijo. Asimismo, para efecto de reembolso de las facturas mayores a $200.00 mas IVA también se tomará como fecha de pago la que se consigne en el comprobante original mediante sello de pagado por el fondo fijo, pero deberá acompañarse con fotocopia del cheque expedido para dicho pago. En este último caso, el encargado deberá conservar fotocopia de cada cheque expedido, carátula de la solicitud de rembolso y estado de cuenta bancario recibido. Solo se podrán anexar como soporte de la solicitud de rembolso, las facturas que correspondan al periodo del mismo, aclarándose que la antigüedad de dichos comprobantes no deberán exceder de 15 días calendario

De la Adquisición de los Bienes y Servicios que se Pueden Realizar a través de los Fondos Fijos de Gastos.

Se enlistan los conceptos de gastos, que incluyen consumos susceptibles a ser reembolsados a través de los fondos fijos de gastos, los cuales están normados por las condiciones descritas a continuación al catálogo de cuentas de gastos de operación.

- Papelería y artículos de oficina. En el caso de los artículos del cuadro básico se deberá anexar al comprobante, copia al carbón del trámite de almacén vale TAV (F-500-007),

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