Proyecto Final Fundamentos Y Administracion De Compras

Introducción y/o presentación.

El siguiente trabajo es enfocado a la administración de un plan estructurado para la apertura de una fábrica de focos led respecto al área de compras, el cual consiste en optimizar los procesos, tales como el desarrollo de políticas para la compra oportuna y necesaria de todo el material, insumos, recurso que se necesite para la fabricación de los mismos.

Consideramos que el primer punto necesario para llevar a cabo un excelente proceso de compras empieza desde detectar que tipo de recursos materiales se necesitan para cualquier proceso, ya sea administrativo, operativo o de fabricación.

También es necesario mencionar que es muy importante estructurar muy bien cada una de las compras que se pretenden realizar, determinar cuáles son las compras importantes, cuáles las urgentes, al igual que la calidad que deben mantener cada una de ellas.

Es importante decir que nuestro trabajo es el de optimizar el departamento de compras con los principales objetivos que son:

- Ahorro en la economía de la empresa

- Ahorro de recursos materiales

- Optimización de los procesos con el abastecimiento adecuado tanto de recursos materiales, como de maquinaria, o equipo indirecto para la fabricación.

Para realizar el presente trabajo, utilizamos los conocimientos que hemos adquirido en lo que va del curso y el material que encontramos por medio de Blackboard.

Creación de políticas, procesos y manual de adquisiciones.

En las políticas y procesos de adquisición de materia e insumos es muy importante identificar los costos que se presentan en la adquisición y compra de los materiales que necesitará la fábrica de leds, ya que estos costos estarán respaldados por la fábrica misma, y no por el vendedor, los cuales son:

Costos directos

Se presentan dentro del personal, su formación, los bienes muebles e inmuebles, en este caso podemos tomar en cuenta los costos del mantenimiento de las maquinas que elaborarán el producto final, que viene siendo el led.

Costos indirectos

No están relacionados directamente con la producción, pero están presentes, son los llamados gastos de administración o de funcionamiento, se toma en cuenta la paga de las personas involucradas en el proyecto de eficiencia en la entrega y recepción de la mercancía, gastos de logística y pagos en las aduanas por el ingreso de nuestra materia prima, que en este caso vendrá siendo del país de China.

Costos de transportación

Se refiere a los costos de flete, envío, que corren por parte de la fábrica.

En base a la información anterior podemos recomendar el siguiente manual de políticas con respecto al proceso de adquisición de materia e insumos:

- Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y contrataciones

- Proveer con detalle las acciones a seguir con la importancia de cumplir con un circuito administrativo y contable relacionado con la gestión de compras y contrataciones

- Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada proceso

- Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes

- Detectar desvíos y problemas en las actividades, realizar un trabajo en sistema y consolidar un ambiente de control

- Verificar el ingreso de la materia prima y se procede a emitir el informe correspondiente con las facturas y la fecha de la recepción.

Operación de procesos.

Planeación de ventas y capacidad de operación.

Se puede decir que el área de ventas, queda fuera del área de compras, ya que el curso que hemos venido llevando es referente al abastecimiento y compras que una empresa determinada necesita, pero es muy importante recalcar que si el abastecimiento no es el adecuado, definitivamente las ventas, que es el principal objetivo de las empresas con fines de lucro no se llevaría a cabo de manera eficiente y oportuna, por lo cual consideramos que ya sea directamente o por medio de otros departamentos de la fábrica, el área de ventas debe trabajar de manera bastante relacionada con el departamento de compras.

Como las ventas aún no se han formado, las compras serán de manera especulativa las primeras veces, llevándose a cabo proporcionalmente de acuerdo a las metas de ventas que se tengan en la planeación.

Pronóstico de compras de materiales.

Las compras se dividen en diferentes áreas, por lo cual recomendamos, que como es una fábrica grande, el departamento de compra tenga áreas diferentes:

- Compras de recursos materiales exclusivos para la fabricación del foco led.

- Compras administrativas

- Compras de maquinaria, refacciones y mantenimiento de las mismas

No sabemos realmente si las compras se harán al inicio de manera bimestral, semestral o anual, ya que se desconoce la capacidad de inversión de los socios.

Nosotros consideramos que las compras iniciales se realicen para un periodo de 6 meses, y de esta manera cuidar el precio de 6 meses, y a la vez no se compre más de lo que se pudiera guardar en almacén.

Definitivamente tendremos que analizar el pronóstico de ventas, para poder hacer un pronóstico exacto de la compra de materiales.

Planeación y control de compras.

Primeramente se deberá especificar qué tipos de compras se necesitan realizar para la fábrica, de un inicio se dijo que los recursos materiales se comprarán al país de china, posiblemente valga la pena realizar otras 2 cotizaciones más, de tal manera que puedan revisarse otros precios, otras calidades en otros productos.

También sería recomendable verificar si en países más cercanos (dentro del continente) se pueden comprar los mismas materias primas a menor precio, ya que hay empresas que se dedican a la comercialización y como los pedidos son en grandes volúmenes posiblemente podamos encontrar un ahorro comprándoles a ellos.

Si ya se ha decidido comprarle a un proveedor, es importante contar con proveedores de repuesto o respaldo, por si tal proveedor tarde o temprano falla.

Después de seleccionar cuidadosamente al proveedor, es necesario llegar a acuerdos con él, donde se especifique cada cuando se le comprará, cuáles serán los tratos, tiempos de entrega, etc.

También es importante contar con un almacén que permita contener todos los insumos de manera organizada (apoyándose en el software),

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