Proyecto Final Fundamentos de Administracion

1. Tema

Análisis y solución al problema de jornadas laborales largas en rutas de refresco

1. Desarrollo

A continuación, mostraremos el organigrama de la Dirección de Zona, así como el organigrama de Planta Las Trojes y del Departamento de Ventas, para tener una idea clara de cómo está compuesta, cómo va la línea de mando y quien es el director, gerente, líder, etc., y tener una noción más clara del proceso.

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Como vemos en el organigrama de la Dirección de Zona, el Gerente de Ventas de cada planta de la zona, tiene una línea directa con el Gerente de Mercadotecnia y a su vez con el Director de la zona.

En el organigrama de la planta, vemos como cada Jefe de área dependen en línea recta de sus Gerentes de Zona. Así mismo el Gerente de Producción sigue dependiendo de su Dirección y el Gerente de Ventas de la planta, depende directamente de su Gerente de Mercadotecnia.

En el organigrama del departamento de ventas, un Gerente de ventas tiene dos jefes de venta, quien a su vez tiene desarrolladores, coordinadores, promotores y vendedores a su cargo, así mismo el gerente tiene línea directa con la gente de Hand Held. Mostramos a detalle el organigrama del departamento de ventas, porque es donde nos enfocaremos a darle solución al problema de las jornadas laborales con excelente de horas.

• ¿Cómo se lleva a cabo la planeación?, ¿se realiza de manera correcta de acuerdo con lo visto en clases?

Uno de las principales beneficios al tener una estructura organizacional como la que se muestra en los organigramas, es que existen planes estratégicos para cada departamento, siendo estos planes a nivel grupo, a nivel planta y a nivel departamento. Se hace una planeación estratégica, se ven los objetivos que se deben de cubrir en estos planes y se van revisando avances de estos planes. Como lo menciona Robbins (2013) “la planeación estratégica es todo lo que lo gerentes hacen para desarrollar las estrategias de una organización”.

Así mismo, estos planes son lo que conocemos como estrategias y son donde se plasma lo que se pretende lograr en cada una de las áreas y departamentos de la organización.

Si bien es cierto que se tienen diferentes estrategias por zona y por planta, también se tienen estrategias corporativas, las cuales son puestas a nivel corporativo y van en función de cada una de las plantas. Estas estrategias corporativas nos dice dónde estamos y a donde queremos llegar. Robbins (2013) las define como “estrategias organizacionales que especifican en qué tipo de negocio esta una empresa o en cual desea estar y que desea hacer de ese negocio”.

• ¿Cómo se encuentra estructurada la organización?, ¿resulta esta opción eficiente?

En el departamento de ventas, que es donde realizaremos el estudio y daremos solución al problema de las jornadas de trabajo largas, está estructurado de la siguiente manera:

• La cabeza del departamento es el Gerente de Ventas, el cual recibe instrucciones, planes y estrategias por parte de su Gerente de Mercadotecnia de Zona.
• El Gerente de Ventas a su vez baja esta información a sus jefes de ventas.
• Los jefes de ventas lo bajan a sus desarrolladores y coordinadores por medio de reuniones semanales.
• Cada coordinador es el encargado de bajar la información a los promotores y vendedores que tienen asignados, por medio de reuniones rápidas diarias o cada tercer día, para ver pendientes del día anterior, alguna desviación que se tenga, etc.
• El desarrollador es el encargado de negociar con los clientes, realizar estrategias, buscar nuevas oportunidades.
• Ya que se les dio la información, la figura de desarrollador, promotor y vendedor, salen al mercado a realizar sus tareas diarias.
• El coordinador se queda en planta realizando el análisis de información de un día anterior, y preparando información para cuando regresen las rutas.

Esta estructura, es la definida por parte del Corporativo, aunque se realizan modificaciones a esta, de acuerdo al criterio del Gerente de Ventas, pero en general se busca que todos estén enterados de toda la información nueva que deban de saber de acuerdo a la figura correspondiente.

Creo que esta estructura es la eficiente para todo el departamento de ventas, ya que todos se enteran de la información y el flujo es constante en ambos sentidos. Las juntas que se realizan da la retroalimentación necesaria en todos los casos, para que la cabeza del departamento, en este caso el Gerente de Ventas pueda tomar las decisiones que el considere pertinente. Así mismo el poder delegar la autoridad a sus jefes de ventas y estos a su vez a los coordinadores y desarrolladores para tener una línea de mando en línea recta.

• ¿Existen líderes involucrados?,

Tenemos a los coordinadores como líderes de los promotores y vendedores, siendo ellos los encargados de entregar la información en el día a día, entregarles información relevante de los clientes. Los desarrolladores negocian nuevos clientes, realizan propuestas de ventas con los clientes y el vendedor y promotor son quienes ejecutan estas negociaciones entregando el producto negociado principalmente.

Obviamente se tiene un control y supervisión para verificar que todo se esté realizando correctamente. Los coordinadores son los encargados de verificar y controlar todos los movimientos que generan las rutas, verificar la planeación de las recargas y controlar los pedidos extraordinarios.

• ¿De qué manera se lleva a cabo la dirección de los empleados en la empresa?,

Los jefes de ventas a su vez son los encargados de controlar, verificar y validar que la información que procesan los desarrolladores sea correcta. En este caso, se necesita un flujo de autorización para poder validar la negociación que el desarrollador realizo con los clientes, siendo la autorización por parte de los jefes de venta y la autorización final de la gerencia de ventas.

• En el área de control, ¿cuáles son las medidas de control que se llevan?, ¿cómo se toman en cuenta?

Los mismos jefes de venta, son los encargados de realizar un control sobre los coordinadores y verificar que estén realizando las actividades que se les notifican en las juntas, así como verificar los saldos de vendedores de las rutas. La parte de los saldos y la recuperación de estos, viene a ser una de las tareas más importantes de un coordinador y por la cual el jefe de ventas tiene que estar realizando un control y una verificación a detalle por estar manejando efectivo. En este sentido se trata de buscar gente responsable y ética para que el manejo del efectivo no sea una tentación a realizar un acto ilícito. Robbins (2013) nos dice que la ética “son las reglas y principios que definen la conducta correcta e incorrecta”, y en este sentido se trata de que la gente siempre se rija por una conducta ética y correcta en el manejo del efectivo.

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