RESOLUCION DEL CASO “SOBREVIVIENDO A LA IMPLEMENTACION DEL SAP EN UN HOSPITAL”

[pic 1]

MAESTRÍA EN ADMINISTRACION TIEMPO PARCIAL (MBA)

AREQUIPA 18-2020-1

GRUPO 2

ASIGNATURA: IT MANAGMENT

PROFESOR: MARTÍN SANTANA

TÍTULO: RESOLUCION DEL CASO “SOBREVIVIENDO A LA IMPLEMENTACION DEL SAP EN UN HOSPITAL”

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de ESAN por:

NOMBRE (1807612): Vergel Oporto Maria Elena 

NOMBRE (2005375): Ugarte Galdós Juan Diego 

NOMBRE (2005378): Charaja Zapana Herver Gustavo 

NOMBRE (1812005): Tejada Gamarra Nabil

Arequipa, 11 de julio del 2020

Contenido

1.- PROBLEMÁTICA        4

2.- PREGUNTAS DE DISCUSION        5

3.- LECCIONES APRENDIDAS        13

4.- INFORMACION ADICIONAL        14

5.- BIBLIOGRAFIA        15

1.- PROBLEMÁTICA

A diciembre del 2010 la Fundación Valle de Lili (FVL) con ingresos mayores a US$125’000,000.00 anuales, manejaba más de 70,000 ítems de facturación, 1,000 cirugías mensuales, 43,000 facturas mensuales y 50,000 historias clínicas (HC), lo cual requería un alto nivel de coordinación entre las áreas administrativas y asistenciales para brindar un buen servicio al paciente.

El seguimiento manual a la cantidad de ítems que facturaban generaba problemas, a tal punto que la FVL no tenía claro si estaba ganando o perdiendo con algunos procedimientos.

Las condiciones de convenios entre las IPS y las EPS no siempre eran iguales, por lo que no era posible estandarizar los procesos administrativos de admisión al paciente y el registro de los procedimientos médicos realizados, insumos y medicamentos utilizados.

Los cargos a los pacientes eran digitados manualmente en el sistema de facturación, quienes no tenían claro cuando cerrar la cuenta del cliente o si había cargos pendientes, lo cual demoraba el proceso.

Los auditores médicos de las aseguradoras solicitaban soporte de los cargos realizados a los pacientes, lo que requería la recopilación manual de los cargos realizados, demorando el proceso y afectando el flujo de caja de la FVL

No era posible una eficiente gestión de inventarios y medicamentos, se requería un buen nivel de inventarios, optimizando costos y evitar los ítems agotados.

Los médicos facturaban sus honorarios según las tarifas acordadas con las aseguradoras, quienes llevaban un control manual de sus cuentas, por lo que la mayoría no tenía un control ordenado de las mismas, además de ello, no permitía un correcto enfoque de los médicos en la salud de los pacientes, gran parte de su tiempo estaban viendo sus honorarios ya que el proceso era lento.

La FVL manejaba el archivo físico de 50,000 HC de manera mensual, demandaba espacio, un proceso de búsqueda manual y la necesidad de fotocopiar los documentos para brindar información a quien la requiriera, además el alto consumo de papel.

La cantidad de información que se manejaba se hacía a través de más de treinta sistemas que trabajan en paralelo e independientemente, lo que no permitía integrar la información, realizando mucho reproceso. Estos sistemas estaban orientados a procesos administrativos y de soporte, ninguno directamente al paciente, generando problemas para efectuar la liquidación y pago de honorarios médicos.

Por lo que era necesario una solución integral al manejo de la información del HVL que permitiera la vinculación entre los procesos de atención al cliente con los administrativos y la sistematización de la HC, lo que dio inicio al proyecto SINAPSIS y la búsqueda del ERP adecuado.

2.- PREGUNTAS DE DISCUSION

1. ¿Qué características de implementación del sistema SAP ERP son únicas a un hospital? ¿específicamente en un hospital de un país emergente como Colombia?

Debido al sistema de salud complejo en Colombia; los hospitales se debían adaptar a las normativas de la ley 100 de 1993 con la incorporación de las Entidades Promotoras de Salud (EPS), Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) y la Definición del Plan Obligatorio de Salud (POS) el cual contempla los derechos de servicios de salud de un usuario afiliado a una EPS y también funciona como un manual tarifario, razón por la cual la empresa COMPUNET que ganó la implementación del sistema propuso trescientos cincuenta desarrollos para lograrlo.

Asimismo, el sistema debía tener la capacidad de crecimiento y gestión de resultados, con una correcta parametrización del SAP ERP a los requerimientos de la entidad de salud, para que la actualización a una nueva versión no presentara dificultades futuras, ni grandes inversiones.

Es así que, dentro de las características más relevantes de implementación del SAP en hospitales como Colombia, tenemos:

• Garantizar el cumplimiento de la misión en los hospitales que es asegurar la atención de calidad mediante un sistema integral los pacientes.
• Englobar todo el procedimiento implementando una trazabilidad que comprende desde que ingresa el paciente hasta su facturación.
• Integralidad de la información, ya que está asegurada con un mismo sistema integrado, con un único idioma y con un almacenamiento de datos en común.
• HC en línea, un médico al contar la con la información completa y correcta dentro de un contexto clínico, minimiza riesgos, con ello brinda seguridad al paciente y optimiza su atención.
• HC sistematizada, permitiendo que la enfermería identifique las necesidades del paciente y así establecer un plan de cuidado individualizado. Así mismo realizar una valorización de escala de riegos.
• La HC sistematizada, permite generar datos que ayuda a construir indicadores para tomar decisiones asertivas.
• La integración de sus procesos; para llevar a cabo ello se organizó grupos conformados por la consultoría y expertos en el proceso; liderado por un consultor al que llaman integrador (responsable de proceso completo). En un segundo nivel esta las directivas del hospital denominados lideres trabajaban conjuntamente con un consultor.

[pic 2]

• Facilidad de adaptación de los procesos administrativos; debido a que existe una trazabilidad de los procesos de diferentes áreas.
• Brinda alternativas de desarrollo que permite identificar beneficios asociados a tener la información integra y con la posibilidad de suplir en alguna medida a lo que tenían los médicos antes del SAP.

1. ¿Cuáles fueron los factores impulsores e inhibidores de los esfuerzos de cambio en el manejo de la información del hospital FVL? Identifique las principales manifestaciones de resistencia al cambio que aparecieron durante la implementación del sistema SAP ERP

Factores Impulsores:

• La necesidad de un cambio en la manera de trabajo y de pensar, para lo cual hubo una estrategia de comunicación bien planteada como una decisión estratégica para dar soporte al crecimiento de la FVL.
• Tener el deseo de poder implementar, compartir y capacitar al personal con un sistema nuevo de información que permita incrementar sus ingresos, generando una rentabilidad creciente y sostenida en los siguientes años, mejorando la calidad de sus procesos.
• Mejorar la calidad del servicio y la creciente demanda que enfrentaban, tomando decisiones acertadas, reduciendo errores humanos en la gestión hospitalaria que podrían causar negligencias médicas, ya que contarían con la información correcta y de manera permanente del paciente a través de la HC.

Factores Inhibidores:

• Existía una negativa a la implementación del nuevo sistema, ya que los empleados se sentían cómodos con su manera de trabajo, pensando que no necesitarían cambiarlo. En algunos casos si utilizaban TI, pero no todas las áreas del hospital las utilizaban lo cual no permitía la integración e interacción de la información entre las mismas.
• El sistema de salud colombiano está definido ciertos criterios y leyes como el caso de la ley 100 que produjo una transformación en la industria de la salud como por ejemplo los convenios con las aseguradoras.

Manifestaciones de Resistencia

• Una de las principales manifestaciones de resistencia fue la que mostró el personal administrativo que pensó que perdería su trabajo al implementar el nuevo sistema.
• Otra manifestación de resistencia se dio por parte del personal médico, el cual ya no utilizaría intermediarios para detallar las ordenes medicas ni mucho menos se haría uso de lápiz y papel.
• Adicionalmente a ello hubo una resistencia porque se dejaría de lado el criterio del médico en la toma de decisiones.
• Algunas áreas de la organización no estaban de acuerdo con la implementación del nuevo sistema puesto que ya trabajaban con otro sistema de información, con el cual ya estaban familiarizados.
• Cuando se implementó el sistema aún existía resistencia por parte del personal por la falta de adaptación pese a las capacitaciones realizadas, lo cual generaba retrasos en los registros de atención médica y administración.
• Existía duda debido a que toda la información estaría entrelazada, concadenada entre las diferentes áreas de la organización, es decir, un error en alguna área podría traer problemas a otras.

1. Describe las principales fortalezas de la implementación del sistema SAP ERP en el hospital FVL. Si usted hubiese estado a cargo del proyecto ¿qué hubiese hecho diferente?

Fortalezas

• Constante apoyo económico por parte de la dirección, además, se puede notar la evaluación y seguimiento a la estrategia implementada, la toma de decisiones y el constante cambio para el logro de los objetivos
• Involucramiento de los trabajadores en todo el proceso de implementación. Cuando se presenta algún cambio con beneficios claros tanto para los trabajadores como para la dirección se puede predecir el trabajo en equipo y el éxito en lo planificado
• Contar con la ayuda de asesores externos como COMPUNET y su equipo de trabajo que permita capacitar e informar de manera adecuada al personal que trabaja en la FVL
• Una de las fortalezas identificadas fue la contratación de un médico con experiencia en implementación de SAP, con este KNOW HOW el proceso se hace más simple.
• El incorporar un área para que realice seguimiento constante y haga propuestas de valor para toda la ERP es un punto muy importante, se puede ver que a mejora continua está muy bien plasmada en la organización.
• Tener predisposición al cambio, favoreciendo el cuidado de los pacientes y potenciando las habilidades del personal sistematizando procesos e información.

¿Que hubiéramos hecho diferente?

...