Resumen Rubros ó con el icono

II.2. CATÁLOGO DE RUBROS

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Un rubro agrupa a cuentas que tengan características similares, por ejemplo, podemos

Definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Créditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, sólo se debe llamar al rubro Activo circulante y no a cada cuenta, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflación, sólo se deberá llamar al rubro créditos y automáticamente aparecerán los saldos de las cuentas a las cuales se les asignó esta clasificación. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definición.

Para asociar cuentas a un rubro se tienen dos opciones:

a) A través del menú contextual del catálogo de cuentas/ Dándole clic derecho/ Asociar o Desasociar rubros:

b) Desde el detalle de la cuenta en la pestaña de Atributos. Cabe mencionar que se pueden asociar cuentas de mayor o de detalle a los diferentes rubros, para ello se pueden utilizar los símbolos de + para ver todas las cuentas.

II.3. CATÁLOGO DE CUENTAS

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Este módulo permite adaptar el catálogo de cuentas a las necesidades y características de la empresa. La información que aquí se almacena puede ser consultada en pantalla o puede ser impresa en forma de reporte.

La nueva consulta de ASPEL-COI permite observar de mejor manera todos los aspectos de la contabilidad, por ello desde el catálogo cuentas se observa:

Esta consulta es totalmente amigable, y permite realizar varias operaciones como son:

Modificar datos de la cuenta seleccionada.

Consultar las cuentas de diferentes periodos con solo dar clic en la pestaña del mes que se requiera consultar.

Realizar búsquedas fonéticas

Consultar los rangos a los que pertenece la cuenta.

Asignar cuentas a un rubro.

Agregar / Modificar los Rubros de cuentas.

Ver las pólizas que están afectando a la cuenta seleccionada como un auxiliar.

Acceder directamente y modificar alguna de las pólizas que estén afectando a la cuenta.

II.3.1. AGREGAR O MODIFICAR CUENTAS

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Generales

No. de Cuenta: Se debe capturar el Número de cuenta correspondiente, en algunos casos el sistema sugiere la siguiente cuenta de auxiliar que corresponde. Descripción: Nombre de la Cuenta.

Tipo: Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.

Es Departamental: Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos, también se activa de forma automática al agregar la cuenta al catálogo de cuentas departamentales.

Saldo Inicial: Permite capturar el saldo inicial a la cuenta. A este campo sólo se podrá acceder si en Configuración/Parámetros/Cuentas está activo el campo: Captura de saldo inicial.

NOTA: No es recomendable capturar saldos desde esta opción, sino mediante pólizas, esto con la finalidad de que todos los movimientos estén respaldados por una póliza y se eviten posibles “descuadres”.

Saldo Final: Este campo se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema.

Presupuesto anual: Anotar la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

Presupuesto acumulado: El sistema acumulará el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se inicializa cuando se llega al mes de ajuste.

Monedas

Afecta póliza de ajuste cambiario: Este parámetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de tipo detalle, sirve para indicar al sistema que para la cuenta se calculará el ajuste cambiario, mismo que se presentará en la póliza correspondiente.

Tipo de la moneda: Permite asignar la moneda en la cual se registrarán los movimientos de la cuenta (sólo para cuentas de tipo Acumulativa).

Saldo inicial (Monedas): Este campo se actualiza al momento de capturar el Saldo Inicial de la pestaña Generales.

Saldo final (Monedas): Este campo se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema.

Atributos

Naturaleza: Sirve para indicar si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora. Este campo estará habilitado para su modificación siempre y cuando se tenga activo el parámetro Captura de Saldo Inicial.

Contrapartida: Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta de contrapartida cuando se captura una póliza.

Asociar cuenta (botón): Sirve para indicar a qué rubros pertenece la cuenta, un rubro agrupa a cuentas que tengan características similares, por ejemplo, podemos definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Créditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, sólo se debe llamar al rubro Activo circulante. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema.

Desasociar cuenta (botón): Sirve para desasociar una cuenta a un rubro del rango de cuentas.

Al oprimir el botón de Asociar cuentas aparecerá una ventana donde se podrán elegir los rubros a los que pertenece la cuenta.

III. POLIZAS

III.1. CATÁLOGO DE PÓLIZAS

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Una póliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del catálogo. La captura de pólizas, es la forma de realizar afectaciones a las cuentas, es decir, en el catálogo de pólizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la empresa.

Es posible consultar e imprimir las pólizas una por una o si se desea imprimir un rango de pólizas, además de la impresión individual de pólizas, se puede imprimir el Diario General.

Cada vez que se inicia la captura de las pólizas en un periodo determinado, si se tiene activo el parámetro de Folio secuencial, el sistema mostrará una ventana que indicará el folio inicial de cada tipo de póliza para ese

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