SISTEMA GEOGRAFICO

SISTEMA GEOGRAFICO

No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos; también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la correspondencia de su clientela; y es así como por medio de mapas, rutas, etc., la empresa se vuelve cada día más eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y proveedores.

Un sistema geográfico es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

La base de la ordenación de dicho sistema es la división geográfica. Se pueden organizar los documentos usando el sistema geográfico simple o sistema geográfico de alfabético.  

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

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La utilización de cualquiera de los dos es recomendable en los siguientes casos:

• En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etcétera.
• Compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etcétera.

      FACTORES que determinan la forma en que se va a establecer el archivo:

• Tipo de negocio.
• Uso que se le dará a los documentos.
• Lugares donde la compañía tenga dichos negocios.

SISTEMA GEOGRÁFICO ALFABÉTICO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.

ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS 

• Guías principales: letras del alfabeto.
• Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser Argentina, Argelia, Alemania, Angola
• Guías secundarias: nombres de las ciudades, respetando el orden del abecedario, que corresponde a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.

• Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.
• Guía Fuera: servirá para indicar si el expediente/documento se encuentra fuera.

SISTEMA GEOGRAFICO SIMPLE

Dicho sistema no requiere más que las etiquetas principales de la ubicación de los corresponsales y su localidad.

• Guías principales: encabezamientos de nombres de estados o países.
• Guías secundarias: encabezamientos de nombres de ciudades, pueblos, entidades, colonias o calles.
• Guía auxiliar: indicar si un documento/expediente se encuentra fuera.

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

• Un archivo principal.
• Un catálogo auxiliar o índice de tarjetas.

En cualquiera de estos sistemas existen expedientes misceláneos, siempre y cuando el número de documentos no amerite el empleo de un expediente individual.

ARREGLO DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE EXPEDIENTES

• Los documentos dentro de un expediente individual geográfico deben ser ordenados alfabéticamente, colocando primero aquel documento con la fecha más reciente.
• Expedientes misceláneos ciudad/pueblo:  los documentos se ordenan alfabéticamente, iniciando con el corresponsal y posteriormente de forma cronológica dicho corresponsal.
• Expedientes misceláneos estados: primeramente, los documentos se ordenan alfabéticamente por el nombre de la ciudad, luego por el corresponsal y, por último, de manera cronológica por cada corresponsal.

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PROCESO DE ARCHIVO EN EL SISTEMA GEOGRAFICO [pic 5]

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