TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

OBJETIVO  

Establecer el procedimiento para definir, aprobar, ejecutar, seguir y cerrar las no conformidades (acciones correctivas), potenciales (acciones preventivas) o los aspectos por mejorar (acciones de mejora) que puedan afectar la eficacia del sistema de gestión de calidad de Exro Ltda.

DEFINICIONES

• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.

• Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

• Acción de Mejora: Acción orientada a aumentar la eficiencia de los procesos, ya sea por cambios en métodos, tecnología u otros recursos

• Comité de Calidad: Ente conformado por los siguientes funcionarios: Gerente General, Representante de la Gerencia en Sistemas de Gestión, Coordinador de Sistemas de Gestión, Gerente Técnico, Director de Investigación y Desarrollo y Gerente Comercial, Directora Administrativa y Financiera.

• Eficacia: Relación entre las actividades planeadas y realizadas con los resultados planeados y alcanzados.

1. RESPONSABILIDADES Y REQUISITOS

Cualquier funcionario de Exro Ltda puede generar una solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora mediante el análisis de:

• Las quejas o reclamos de los clientes
• El informe de producto no conforme
• El informe de auditoría interna
• Los resultados de la revisión por la dirección
• Los resultados del análisis de datos
• Los resultados de la medición de la satisfacción del cliente
• El análisis de los indicadores de gestión de los procesos

1. TRATAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

1. Durante el primer mes del año el encargado del área, departamento o Gerencia de Area, realizará un cronograma en el cual queden consignadas la fecha y hora de cada una de las reuniones que se harán durante el año. Copia de esta planeación debe ser enviada al Representante de la Gerencia en sistemas de gestión.

1. Se debe hacer mínimo una reunión cada dos meses por departamento o área.

1. Los temas a tratar en estas reuniones, deben incluir las situaciones de No conformidades y/ o problemas que se presentan en el departamento o Area, análisis de situaciones potencialmente no deseables, oportunidades de mejora y seguimiento a los objetivos, indicadores de gestión y quejas y reclamos.

1. Al comienzo de cada reunión se debe dar lectura al acta anterior, para hacer seguimiento al avance de las tareas que fueron asignadas.

1. En toda reunión se debe seleccionar entre los integrantes un Secretario(a) que escriba el acta y diligencie el formato FGA-110 “Identificación, Análisis y soluciones de no conformidades y acciones correctivas, preventivas o de mejora” cuando haya lugar.

1. No todas las no conformidades y/o problemas que se presenten deben ser registrados en el formato FGA-110. Únicamente se registran las situaciones recurrentes que deben ser tratadas con mayor análisis y que necesita de la intervención de un equipo de trabajo para dar una solución sobre la raíz del problema.

Cada área debe tener un archivo de las actas y los formatos FGA-110 “Identificación, Análisis y soluciones de no conformidades y acciones preventivas, correctivas o de mejora”. Con relación a estas acciones correctivas, preventivas y de mejora iniciadas en cada proceso, el responsable de proceso les asignara un número consecutivo y serán enviadas al Representante de la Gerencia en Sistemas de Gestión para su conocimiento y administración.

1. A las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de hallazgos de auditoria, se les asignará un número consecutivo, el cuál será dado por cada dueño del proceso.

1. Para el diligenciamiento del formato FGA-110 debe identificarse y describirse la no conformidad real o potencial o el aspecto por mejorar. Cada grupo debe priorizar las no conformidades o aspectos por mejorar según las siguientes preguntas sugeridas:

• ¿Qué pasa si no ataco la no conformidad o el aspecto por mejorar?
• ¿Se hace más grave con el tiempo?
• ¿Seguirá igual?
• ¿Desaparecerá con el tiempo?

1. Se debe registrar el equipo de trabajo. En este espacio se van consignar los cargos y/o departamentos que van a participar en el análisis de causas.
2. En el Item “Corrección”, se debe registrar la tarea inmediata a realizar.
3. Definir cual es la causa que origina la no conformidad o la justificación del aspecto por mejorar. El diagrama causa-efecto (Espina de pescado) es una herramienta que nos permite identificar mas claramente la causa raíz del problema, esto aplica para una acción correctiva o preventiva. En caso de una acción de mejoramiento, la herramienta me permite identificar las consecuencias de los beneficios que trae la acción. Los pasos de la utilización del diagrama se encuentran descrito claramente en el formato FGA-110, punto No. 4.
4. Se debe establecer el plan general de acción incluyendo las tareas a realizar en conjunto con otras áreas.
5. Se deben describir las tareas, los responsables, las fechas de iniciación y finalización que conlleven a la ejecución del plan de acción.
6. El grupo debe efectuar por medio de las actas, un seguimiento a las tareas, haciendo énfasis en que ellas no pueden postergarse en forma indefinida. Así mismo, debe registrar su cierre una vez evaluada su eficacia.
7. Cuando los integrantes de los departamentos y/o áreas no puedan solucionar la no conformidad o desarrollar la mejora ya sea por: no tener soluciones a la vista, tener soluciones que implican utilización de recursos ó cambios significativos en los procesos o procedimientos deben presentar a la siguiente Gerencia dicha situación.

Si esta Gerencia tampoco encuentra solución a la no conformidad o aspecto por mejorar debe acudir al Comité de Calidad. El Comité de Gerencia aprueba la asignación de recursos, propone o posterga la solución de la no conformidad o de la mejora. El Comité de Calidad será retroalimentado por el Comité de Gerencia.

NOTA 1: Cada encargado de área, departamento o Gerencia de Area informa al Representante de la Gerencia en Sistemas de Gestión para que se mantenga actualizado  el “Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora”

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