Unidad De Correspondencia

funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresa

Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.

· Organiza la correspondencia por dependencias.

· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.

· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.

· Controla registrando en el formato de control.

· Radica y registra en formato de control

· Organiza la dependencia por dependencias

· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.

· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.

labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:

Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.

Tarde 1:30 3:30 p.m.

Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.

3.2. Mensajería externa

El centro de documentación

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