Gestión documental del sistema integral de gestión institucional
Enviado por Sebastian Rodriguez • 23 de Mayo de 2023 • Documentos de Investigación • 5.585 Palabras (23 Páginas) • 61 Visitas
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La (3ran Colombia
GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
Bogotá D.C.
2021
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EXPERIENCIA[pic 3]
www.ugc.edu.co -----[pic 4]
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO 2
- INTRODUCCIÓN 4
- ALCANCE 5
- GLOSARIO 6
- MARCO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI 8
- GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI 8
- Descripción de la gestión documental del sistema integral de gestión institucional 8
- Historia Documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional 8
- Organización del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI 11
- Componente de Calidad: 12
- Componente Ambiental 12
- Componente Seguridad y Salud en el Trabajo: 12
- Normas complementarias para la implementación del SIGI 12
- GTC ISO 19011: 2018 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión.13
- ISO 31000:2018 Sistema de Gestión del Riesgo. 13
- ISO 27001:2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información 13
- ISO 26000:2010 Guía de Responsabilidad Social 13
- NTC 6175: 2016 Servicio público de empleo. Requisitos para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo 13
- NTC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración 14
- NTC 5580: 2007 Programas de formación para el trabajo en el área de idiomas:14
- Principales Roles del Sistema Integrado de Gestión Institucional 14
- Organización de la Documentación del SIGI 15
- Documentación Externa 15
- Documentación interna 15
- Directrices De Sistema Integrado De Gestión Institucional 18
- Mapa de Procesos Institucionales 18
- Lineamientos para la construcción y mantenimiento de los documentos del sistema 19[pic 8][pic 9][pic 10]
- Estandarización de la gestión documental del SIGI 20
- Encabezado de los documentos 20
- Aspectos a tener en cuenta para la revisión documental 23
- Disponibilidad de los documentos 24
- BIBLIOGRAFIA 26
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INTRODUCCIÓN
El Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Universidad La Gran Colombia ha diseñado el instrumento para la Gestión Documental, con el fin de estandarizar los procesos mediante: Caracterizaciones, procedimientos, formatos, instructivos o registros que haya lugar, basados en los requisitos de las normas que integran el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental e ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Este instrumento permite documentar los procesos partiendo del desarrollo a través de la planeación, producción, gestión, transferencia, disposición, conservación y valoración. Lo que permite que el SIGI garantice la disponibilidad, visibilidad y fiabilidad en los documentos controlados por el sistema de gestión como fuente veraz de consulta de la estandarización de los procesos. A su vez permite evidenciar la interacción de los procesos estratégicos, misiones, de apoyo y de evaluación y control, en las actualizaciones documentales junto con los sistemas de gestión de la Universidad, permitiendo afianzar la interacción de dichos procesos minimizando esfuerzos, recursos a través de controles que permite el acceso a la información a toda la comunidad académica grancolombiana.
La Universidad La Gran Colombia en su constante búsqueda por el mejoramiento de sus procesos genera la articulación a través de sus partes interesadas que permiten una adecuada descripción de los criterios, compromisos y lineamientos para la aplicación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, para los procesos académicos y administrativos, garantizando las actividades que permitan el cumplimiento efectivo de los procesos misionales como docencia, investigación, innovación, extensión, cultura y la generación y promoción de nuevo conocimiento, con el fin de lograr la eficacia y eficiencia en la prestación de sus servicios.
Los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están en permanente cambio y actualización con el fin de promover la calidad al interior de los mismos, para el logro de la alta calidad institucional.
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ALCANCE
La gestión documental del SIGI, inicia con el diagnostico, diseño, planificación ejecución, control y evaluación de la documentación a estandarizar involucrando a los procesos académicos-administrativos y así dar cumplimiento a la normatividad vigente; esto con el fin de crear una cultura de gestión documental en la Universidad, promoviendo las buenas prácticas de la gestión documental y así permitir la mejora continua mediante la innovación y creación de conciencia en la administración y estandarización de los procesos.
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