Puesta en marcha de una sociedad.

3.4.- Puesta en marcha de una sociedad.

Una vez constituida la sociedad, se deberán realizar otros trámites para su puesta en marcha. Son los siguientes:

• En la Agencia Tributaria se deberá realizar:

• El alta en el censo de empresarios, es la declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad (modelo 036). Como comprobarás es el mismo modelo usado para la solicitud del número de identificación fiscal.
• El alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, que es un impuesto local que grava las actividades empresariales, profesionales y artísticas. Es gestionado por los ayuntamientos. No obstante, las empresas de nueva creación están exentas de este impuesto durante sus dos primeros ejercicios y, también, estarán exentas las empresas cuya cifra de negocios del ejercicio anterior sea inferior a 1.000.000 de euros.

• En el Ayuntamiento se solicitará:

• La licencia de obras, que será el permiso necesario para la ejecución de obras y reformas de acondicionamiento del local de la empresa, en el caso de que sean necesarias. Tendrá una vigencia de 6 meses.
• La licencia de apertura: es la comprobación por parte de la Administración local, de que el negocio o actividad solicitada y sus instalaciones son conformes con la normativa urbanística.
• El alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles: es un impuesto directo que recae sobre la titularidad de bienes inmuebles. Por tanto, este trámite deberán realizarlo las empresas propietarias de edificios, naves, locales comerciales, etc. donde se desarrollará la actividad de la sociedad.

• Ante la Tesorería Territorial de la Seguridad Social se realizará:

• La afiliación y número de la Seguridad Social: este trámite lo realizarán los socios que necesiten ser dados de alta en el sistema de Seguridad Social, asignándose un número de identificación. La solicitud se formula con el modelo TA.1
• En caso de contratar a trabajadores habrá que realizar la solicitud de inscripción de la empresa en la Seguridad Social (modelo TA.6) y solicitar un Código de Cuenta de Cotización (modelo TA.7), para controlar sus obligaciones con el respectivo Régimen de la Seguridad Social. Igualmente, habrá que realizar el alta en el Régimen de la Seguridad Social de los trabajadores.
• Por último, en el caso de que existan socios trabajadores y/o administradores, también habrá que realizar el alta en el Régimen de la Seguridad Social de estos socios trabajadores y/o administradores: puesto que siempre que mantengan una relación laboral con la sociedad estarán obligados a cotizar a la Seguridad Social.

• Ante las Consejerías de Trabajo de las CC.AA. deberás realizar:

• La comunicación de apertura del centro de trabajo: para que la Consejería de trabajo pueda controlar las condiciones de seguridad y salud laboral. Se realizará dentro de los 30 días siguientes a la apertura del centro de trabajo.

• Ante la Inspección Provincial de Trabajo habrá que solicitar:

• La obtención y legalización del Libro de Visitas: para ponerlo a disposición de la inspección de trabajo. Debe estar diligenciado.
• La obtención del calendario laboral.

• Por último, en el Registro Mercantil se deben formalizar los libros obligatorios que se les exigen a las sociedades, que veremos más detalladamente en los siguientes apartados:

• Libros de contabilidad.
• Libros de actas: para sociedades mercantiles.
• Libros de registro de acciones nominativas: para sociedades anónimas y sociedades comanditarias por acciones.
• Libro de registro de socios: para sociedades limitadas.

3.5.- Libros obligatorios de contabilidad.

• El Libro Diario: que registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa y permitirá confeccionar las Cuentas anuales.
• El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: que proporciona información sobre los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la sociedad en un momento determinado y nos permite conocer la situación económica y financiera de la empresa. El Libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa (normalmente a 1 de enero). Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Al cierre del ejercicio (normalmente a 31 de diciembre), se transcribirá también el inventario de cierre y se formularán las Cuentas anuales de la sociedad, que comprenderán:

• El balance: recoge los elementos patrimoniales de la empresa en un momento determinado, es decir, sus bienes, derechos y obligaciones. Se expresa, de forma separada, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias: recoge el resultado de la empresa, expresado por la diferencia entre ingresos y gastos.
• El estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio: informa de los cambios producidos en el patrimonio neto por los ingresos y gastos registrados directamente en el mismo, por movimientos con los socios y por otros ajustes debidos a criterios contables.
• El estado de flujos de efectivo: recoge información de los cobros y pagos realizados por la empresa en el ejercicio. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal, por ejemplo, cuando se lleva el modelo abreviado de contabilidad para PYMES.
• La memoria: es un documento descriptivo, que informa, comenta y completa la información contenida en las cuentas anuales anteriores.

La estructura y el contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustarán a los modelos aprobados reglamentariamente.

3.6.- Otros libros obligatorios para las sociedades.

Además de los libros contables, ¿qué otros libros deberán llevar las sociedades?

• Libro o Libros de Actas. Las sociedades mercantiles, según se regula en el artículo 26 del Código de Comercio, están obligadas a llevar un Libro o Libros de actas, que deben estar diligenciados en el Registro Mercantil antes de su uso, en los que constarán, al menos:

• Todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.
• Los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano.
• Un resumen de los asuntos debatidos.
• Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
• Los acuerdos adoptados.
• Los resultados de las votaciones.

• Libro-registro de Socios. La sociedad limitada llevará un Libro-registro de socios, en el que se harán constar la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas. La sociedad sólo considerará socio a quien se halle inscrito en dicho libro.
• Libro-registro de Acciones Nominativas. Por otro lado, las sociedades anónimas y sociedades comanditarias por acciones deben llevar, además, un Libro-registro de acciones nominativas cuando las acciones sean de este tipo. Por tanto, en este libro figurarán la titularidad originaria de las acciones nominativas y las sucesivas transferencias de acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre aquellas. La sociedad sólo considerará socio a quien se halle inscrito en dicho libro.

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