ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.

 ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

     En la actualidad, el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones es cambiante o inestable, y obliga a las empresas a realizar adaptaciones de las estructuras tradicionales a sistemas flexibles. Con el dinamismo que presenta la  innovación tecnológica y los cambios en los factores político, económico, demográfico, social, cultural y legal, las empresas tienen que estar atentas a las oportunidades y amenazas que presenta el entorno. Esto influye directamente en la situación interna de la organización y provoca la modificación de sus sistemas, procesos, métodos o procedimientos y tiene impacto en las funciones o actividades desarrolladas en un puesto de trabajo.

     Los puestos son de carácter impersonal debido a que no son propiedad de un solo empleado. Puede ser ocupado de preferencia por la persona idónea que reúna las características requeridas. Un puesto con el mismo nombre  puede ser desempeñado por una o varias personas debido a que realizan actividades similares.

     Como consecuencia de la división del trabajo o especialización de tareas, existe una variedad de puestos en las organizaciones que requieren de actualización en la descripción del  puesto, para dar respuesta a los nuevos retos y oportunidades que se presentan.

     Un puesto bien diseñado conduce a tener diferentes logros como son: personal motivado y estable, mejor calidad en el servicio o productos, cooperación para incrementar  la productividad mediante el mejor desempeño de los ocupantes, alcanzar  mejores condiciones laborales y salariales, tener una mejor calidad de vida en el trabajo que representa el grado de satisfacción de sus integrantes.

     De acuerdo con Werther W., Keith Davis (2001), el diseño de cada puesto debe reflejar las expectativas organizativas, ambientales y conductuales.

     Por otra parte, Bohlander G. y Scott Snell  (2007)  mencionan que puede presentarse la confusión entre lo que es el diseño del puesto y el análisis del puesto por la forma como es presentado por algunos autores. En su obra lo describen como sigue:”El análisis del puesto es el estudio de los puestos tal como lo desempeñan en la actualidad los empleados.  Éste identifica los deberes y requisitos necesarios para desempeñar el puesto con éxito.  El diseño del puesto, es la consecuencia del análisis del puesto, se relaciona con estructurar los puestos para mejorar la eficiencia de la organización y la satisfacción del empleado en su puesto.  El diseño de puestos se relaciona con el cambio, la modificación y el enriquecimiento de los puestos para captar los talentos de los empleados mientras mejora el desempeño de la organización”.

     De acuerdo a la definición de análisis de puestos de Werther W. y Keith Davis (2001), Chiavenato (2001) y otros autores, se puede concluir que es un  proceso de organización mediante el cual se analizan las partes que componen al puesto, como son: datos que lo identifican, la descripción de cada una de las actividades que se realizan, el objetivo o propósito del puesto, las responsabilidades inherentes al puesto, los requisitos o características indispensables a cumplir por el ocupante, los niveles de desempeño para  medición y las condiciones de trabajo que imperan en el puesto.

      Es de gran utilidad que las empresas mantengan actualizada la descripción y especificación de los puestos para continuar con la siguiente técnica denominada valuación de puestos, que retoma como base esta información para determinar el valor relativo de un puesto con respecto a otro de la misma empresa.

     En la actualidad, el dinamismo en el que se encuentran inmersas las empresas, hace necesario que busquen la manera de innovar e implementar  técnicas de administración de recursos humanos que incluyan las competencias y capacidades del personal para convertirlos en talentos internos de la organización.

2.1  Elaboración del análisis de puesto

Conceptos básicos del Análisis del Puesto y Valuación de Puestos.

Análisis.  “Método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma interdependiente cada una de ellas, así como las diversas relaciones que existen entre las mismas”. Arias (1994, 177).

Puesto. “Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones, que integran una unidad de trabajo, especifica e impersonal”. Arias (1994,  177).

Cargo. “Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura organizacional, en el organigrama. La posición define las relaciones entre el cargo y los demás cargos de la organización”. Chiavenato (2001, 292).

Diseño de cargo. “El diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones de los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales  y personales del ocupante del cargo” (Chiavenato (2001, 294).

Descripción de cargos.  I. “La descripción de cargo es un proceso que consisten en enumerar las tareas o funciones que lo conforman o diferencian de los demás cargos de la empresa. Básicamente, es hacer un inventario  de los aspectos significativos y de los deberes y responsabilidades que comprende”. Chiavenato (2001, 331).

Valuación de puestos. “Son procedimientos sistemáticos para determinar el valor relativo de cada puesto. Aunque existen diferentes enfoques para llevarlas a cabo, cada uno tiene en cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. El objetivo de la evaluación de puestos es decidir el nivel de sueldos y salarios que corresponde a cada uno” Werther W. y Davis K. (2001, 336).

¿Qué utilidad tiene el análisis del puesto?

     El análisis y descripción del puesto es de gran utilidad cuando reúne las características de veracidad para adecuar y obtener  estructuras flexibles. Es considerado uno de los procesos básicos para realizar otros estudios en el área de  recursos humanos,  como por ejemplo:

En materia de planeación sirve en:

• Planeación de recursos humanos y análisis de puestos proyectados.
• Programas de inducción, capacitación y desarrollo, higiene y seguridad.
• Presupuestos.
• Planear sistemas de compensación o incentivos.
• Proyecto de equipamiento y métodos de trabajo.

En materia de organización es útil para:

• Para efectos organizacionales.

• Supervisión.
• Definir autoridad y responsabilidad.
• Elaborar manuales de organización.

En materia de dirección ayuda a:

• Contrataciones individuales o colectivas.
• Negociaciones con los trabajadores o el sindicato.
• Toma de decisiones en el reclutamiento y  selección de personal.
• Motivación de empleados.

En materia de control apoya en:

• Valuación y clasificación de puestos, para determinar la estructura salarial.
• Evaluar el desempeño en el puesto  y calificar los méritos del trabajador.
•  Controles contables.
• Auditorias administrativas.

     En la actualidad, se utiliza como base general para certificación de los procesos en una organización, ayuda en el aumento de la cultura de la calidad total y la mejora continua de las organizaciones.

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