Actividades en la planeación de sistemas de información

Actividades en la planeación de sistemas de información.

Indice

1. Introducción.

2. Hallazgos de los hechos.

3. Herramientas para documentar procesos y decisiones.

4. Árboles de decisión.

5. Tablas de decisión.

6. Estrategias de flujo de datos.

7. Conclusiones.

8. Bibliografía.

1. Introducción.

En el presente trabajo trata de dar una visión más cercana sobre todas las actividades que se toman en cuenta para el desarrollo de un sistema de información.

Para lograr este fin se deben de tomar en cuenta varios aspectos que son muy esenciales para que el sistema que se vaya a realizar estas técnicas son los hallazgos de los hechos utilizar varias técnicas para recopilar información ya sea basándose en preguntas en encuestas o cuestionarios y también por la observación.

No solamente se emplea esa técnica, otra forma de ver la forma de elaborar un sistema es el análisis ya sea de manuales, de reportes, de guías, de reglamentos, de diccionario de campos, etc.

La utilización de árboles y tablas de decisión ayuda a observar las condiciones y acciones que producirá el proceso de la creación de un nuevo sistema.

Un aspecto que también se toma en cuenta es el flujo de datos, es decir, hay que examinar de donde viene, hacia donde se dirigen y donde se almacenan los datos.

2. Hallazgos de los hechos.

Los analistas utilizan métodos específicos, técnicas para encontrar hechos, con el objeto de reunir datos relacionados con los requerimientos. Entre éstos se incluyen la entrevista, el cuestionario, la revisión de los registros (en el sitio donde se encuentran estos) y la observación. En general los analistas emplean más de una de estas técnicas para estar seguros de llevar a cabo una investigación amplia y exacta.

Entrevista.

Los analistas emplean una entrevista para reunir información proveniente de personas o de grupos. Por lo común, los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o empleados que proporcionan los datos para el sistema propuesto por qué serán afectados por él. Aunque algunos analistas prefieren la entrevista sobre otras técnicas, esta no siempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicación. Dado que la entrevista requiere de tiempo, es necesario utilizar otros métodos para obtener la información necesaria para conducir una investigación.

Entrevista estructurada.

Ventajas.

• Asegura términos uniformes en las preguntas para todo los entrevistados.

• Fácil de administrar y evaluar.

• Evaluación más objetiva de las preguntas y respuestas por parte en de los que participan en entrevista.

• Se necesita un entrenamiento limitado por parte del entrevistador.

• Se obtiene resultados con entrevistas cortas.

Desventajas.

• El costo de la preparación es alto.

• Es posible que los entrevistados no acepten un alto nivel en la estructura y planteamiento mecánico de las preguntas.

• El alto nivel de la estructura quizá no sea el más adecuado para todas las situaciones.

• El alto nivel de la estructura disminuye la espontaneidad como la habilidad del entrevistador para seguir con los comentarios durante la entrevista.

Entrevista no estructurada.

Ventajas.

Las entrevistas dan a los analistas de oportunidades para reunir información de las personas que han seleccionado debido a sus conocimientos del sistema que está bajo estudio. A menudo este método es la mejor fuente de información cualitativa, otros métodos para recolectar hechos son más útiles para recoger datos cuantitativos.

La entrevista puede clasificarse como estructurada y no estructurada. Las entrevistas no estructuradas utilizan un formato pregunta- respuesta que es apropiada cuando el analista desea adquirir información general acerca del sistema. Este formato anima a los entrevistados a compartir sus sentimientos, ideas y creencias. Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estándar en un formato de respuesta abierta o cerrada. El primero permite que el entrevistado de respuesta a las preguntas con sus propias palabras; el otro utiliza un conjunto anticipado de respuestas.

El éxito de una entrevista depende de la habilidad del entrevistador y de su preparación para la misma. Los analistas necesitan ser sensibles a las dificultades que algunos entrevistados crean durante el entrevista sino también su significado.

Cuestionarios.

Esta técnica permite los analistas reunir información proveniente relacionada con varios aspectos de un sistema de un grupo grande de personas. El empleo de formatos estandarizados para las preguntas puede proporcionar datos más confiables que otras técnicas; por otra parte, su amplia distribución asegura el anonimato de los encuestados, situación que puede conducir a respuestas más honestas. Sin embargo, este método no permita al analista observar las expresiones correcciones de los encuestados. Así misma, la respuesta puede ser limitada ya que es posible que no tenga mucha importancia para los encuestados llenar el cuestionario.

El alto costo asociado con el desarrollo y distribución de cuestionarios demanda del analista la consideración cuidadosa del objetivo de estos así como de la estructura que será más útil para el estudio y más fácil de entender para los encuestados. Así mismo, es necesario realizar pruebas con el cuestionario y, si es necesario, modificarlos antes de su impresión y distribución.

Revisión de registro.

Varios tipos de reportes y de registros pueden proporcionar al analista información valiosa con respecto a las organizaciones y a sus operaciones. Al revisar los registros, el analista examina la información asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios. La revisión puede efectuarse el comienzo del estudio, como introducción o después, esto sirve para comparar las operaciones actuales, por lo tanto los registros pueden indicar que está sucediendo.

Los registros incluyen manuales de políticas, reglamentos y procedimientos estándares de operación utilizados por la mayor parte de las organizaciones como guías. Los registros no indican la forma en la que se desarrollan las actividades, donde se encuentra todo el poder en la toma de decisiones, o como se realizan todas las tareas.

Observación.

Este método de recopilación de formación permite al analista ganar información que no se puede obtener por otras técnicas.

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