Administracion Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

CONCEPTO

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

OBJETIVOS

Partiendo de ese concepto paso a definir los objetivos de la administración Documental.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

Conservar la memoria corporativa: De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Contribuir a la toma de decisiones: Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

Incrementar la eficiencia organizacional: La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Apoyar a las investigaciones y procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Establecer procedimientos para ejecutar rápidamente, trámites de documentos que se encuentran en proceso.

Proporcionar información veraz y rápida de los documentos que tramitan.

Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.

Encontrar medios de recuperación de la información cuando se es necesaria.

Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure, y se pueda encontrar oportunamente.

Eliminar la información o documentación no necesaria para la empresa, teniendo en cuanta el medio ambiente.

Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.

Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

Recepción y Orientación.

Registro y Distribución.

Archivo.

ENSAYO ACERCA DE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

Somos lo que somos, tenemos lo que tenemos gracias a los acontecimientos del pasado, al no olvido de los días anteriores del calendario, gracias a nuestra capacidad de recordar lo que fuimos para mejorar en el futuro aceptando nuestros errores y tomándolos como una oportunidad de hacer las cosas mejor. Las buenas y correctas prácticas de organización de la información que día a día producen nuestras acciones, palabras, momentos, logros, fracasos y sucesos externos a nosotros, han logrado dar la debida importancia a lo que hoy se conoce como administración documental.

Remontándonos a tiempos anteriores, vemos que administrar documentos es una tarea primordial que nace debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos para el desarrollo de la sociedad, para no perder la memoria en la consecución de la historia humana aplicable a todos los aspectos de la vida; se hallan manuscritos que han resuelto grandes misterios, la biblia es uno de ellos facilitando el entendimiento de conceptos que no se deben olvidar al paso del tiempo.

Ahora, en los tiempos modernos la adecuada administración de la información es pilar fundamental en la organización y funcionamiento de cualquier sociedad, en este caso especial hablare de las labores comerciales.

Desde una pequeña

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