DESARROLLO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DUREY ALONSO RESTREPO CARMONA

APRENDIZ

ADRIANA MILENA PANTOJA RAISH

TUTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

TABLA DE CONTENIDO

•  Reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.
•  Las 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.
• Información recopilada de la empresa.
• Aportes realizados en el foro temático

• Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060

En el video se observan claramente los pasos a seguir en la recepción interna de documentos. Se evidencia que se cuenta con un personal calificado para esta actividad, los cuales conocen las normas y procedimientos a seguir, también se tiene una infraestructura  tanto física como tecnológica para el manejo de las comunicaciones de manera sistematizada y física de la empresa en este caso La Universidad Del Cauca, que cumple con las normas que se establecen para la administración documental, como se evidencio el proceso de la documentación de manera interna y externa y se clasifico de manera correcta tal cual lo muestra el video.

• Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de contextualización.

1. Las firmas en los documentos deben ser de las personas autorizadas.
2. Es primordial mantener la copia de la documentación.
3. En cuanto al control que se debe llevar es por medio de plantillas totalmente fundamentadas por las normas técnicas, donde se debe conservar la integridad de los documentos para tener un buen fluido de las comunicaciones.
4. Se debe tener un manejo adecuado de la radicación dentro de la correspondencia.
5. Es muy importante la clasificación de los documentos, así se tiene un manejo más eficaz de los mismos.

•  Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Escogí una empresa donde trabaja una amiga (ella en gran parte me facilito los datos). La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de documentación:

1. Cuando una carta llega primero se realiza la recepción revisando los datos más importantes como fecha, numero de documento, anexos y también las copias.
2. Una vez se realizó la revisión se procede a decepcionar el documento a través de una plantilla de recepción donde se registran los datos más relevantes como la fecha de la recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
3. Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento.
4. Luego la persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es el asistente procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta, dicha carpeta siempre está organizada por orden alfabético.

La comunicación dentro de la empresa se genera de forma interna y externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o también individuales hacia los empleados, esta comunicación se realiza mediante el uso del correo electrónico, el cual tiene la respectiva radicación y numeración.

La comunicación interna mediante correo electrónico y para que esta comunicación sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se maneja toda la información  relacionada de manera muy clasificada, es decir, está clasificada por el tipo de comunicación como: Información al personal, memorandos, comunicación individual por empleado. Una vez se tiene la información  se procede a mandarla al destinatario que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opción de correo leído para verificar que la información haya sido recibida en el tiempo y al destinatario correcto.

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