Documentos Mercantiles

DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débitos y créditos, planillas de sueldos, veles mercantiles, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

IMPORTANCIA

Son de gran relevancia para toda organización, ya que por medio de estos se puede certificar alguna transacción, hecho u operación mercantil y de allí proceder a realizar los registros contables, es decir, en base a estos documentos se toman los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros de contabilidad, los cuales tienen q estar apoyados en un archivo de documentos bien organizados. Estos documentos dan soporte y veracidad a la información plasmada en los libros y prueban un hecho desde el punto de vista legal.

Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Su uso en las transacciones es vital, pues brinda más seguridades que acuerdos de palabra y garantiza que se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Entre los documentos más usados en esta área se encuentra el contrato mercantil. Este es un acuerdo entre las partes que se somete a las reglas generales de la contratación civil con algunas modificaciones en particular.

Los documentos mercantiles se dividen en dos importantes grupos:

NEGOCIABLES: Son documentos negociables aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantiles sustituyen el dinero efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambio, pagare, cartas de crédito, nota de debito, nota de crédito, giros, etc.

• Comprobantes bancarios: Es un documento que emite el banco, y sirve al portador de este, para demostrar la transacción que ha realizado, ya sea un depósito o un retiro, entre ellos podemos mencionar: Planillas de depósito, nota de débito, nota de crédito, estado de cuenta bancario, etc.

• Cheques: Es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta corriente bancaria exige al banco la entrega de una suma de dinero a favor de sí mismo o de un tercero, y con cargo a dicha cuenta corriente.

Cheque de Viajero: Es un cheque especial que el banco ordena contra el mismo, pagadero en cualquier de sus sucursales o agencias, por las cantidades que han sido previamente depositadas por los interesados.

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