Función de las Minutas

Función de las Minutas

La función primaria de las minutas es la de registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones, sin distingo de su importancia, deben ser incluidas. Si las decisiones se toman a través de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo del votos deben ser registrados. Es generalmente suficiente registrar el número de la gente que vota por y contra un movimiento (o que abstiene), pero las peticiones de los participantes de registrar sus votos por nombre es valida.

Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran se catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de “es mejor que sobren a que falten”: por ejemplo, informes financieros fueron presentados, una cuestión legal (tal como un conflicto del interés potencial) fue diligentemente discutida, un aspecto particular de un punto controversial fue debidamente considerado, o que una persona llegó tarde (o se fue temprano), o tuvo una participación parcial. Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunión fue cerrada y la pecha de la próxima reunión si es que la va a haber.

Las minutas en negocios y otras organizaciones privadas generalmente son elaboradas por o a cuenta de un empleado de la organización por lo que generalmente queda registrado el responsable que llevó la minuta.

Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo qué sucedió en la reunión, entonces ésta es queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregido o amentados más posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas “según la enmienda prevista.” Generalmente no se considera apropiado aprobar las minutas para una reunión a la que uno no asistió. Tampoco es sabio aprobar las minutas que uno no ha leído.

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