LA MINUTA.

LA MINUTA.

Es el extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.

Por otra parte una minuta es una lista sistematizada, que guarda un orden, de varios elementos, usado por ejemplo en los bares, restaurantes, para exponer su nómina de platos, bebidas y postres.

Características de la minuta

Estructura de la minuta.

1.- La Fecha de realización y un consecutivo que facilite su seguimiento.

2.- La hora de inicio y la de finalización, el tiempo es oro y por ello es bueno saber cuánto invertimos en la reunión.

3.-Los datos del coordinador o moderador y el lugar y tema central de la misma.

4.-En mi formato acostumbro a incluir un número para controlar las versiones que generalmente surgen por correcciones de los asistentes y que incluyo en el nombre del archivo del acta.

5.-Los anteriores elementos van en un encabezado que puede incluir un logo y un código para nuestro formato tomado de nuestro sistema de gestión de documentos y/o de calidad.

6.-La siguiente parte es la relación de los invitados, con sus nombres completos, correo electrónico de contacto, teléfono, y una casilla para indicar si asistió y otra para indicar si se excusó en caso de no asistir.

7.-Pasamos al ítem de “temas analizados”, en el cual incorporamos la “Agenda” u “Orden del día”, la cual siempre debe tener un espacio al final para “temas varios” diferentes a los indicados en la convocatoria y que se incluye sí el tiempo y el coordinador lo permiten.

8.-Este ítem se cierra con las conclusiones de la reunión.

9.-El siguiente ítem es el anexo de los compromisos, que se divide en compromisos de la reunión anterior y nuevos compromisos.

10.-En el primero se indican los compromisos numerados, él o los responsables, la fecha en que se acordó se debe realizar y para efectos de seguimiento una casilla donde se anota la fecha en forma cronológica en las que se hace seguimiento. Es muy importante para efectos de control, que siempre se incluyan las fechas de seguimiento y en una frase corta se indique el estado al momento del seguimiento, por ejemplo; 20/01/2012: “no se ha cumplido por retrasos del proveedor.” 28/01/2012: “se compromete a entregarlo en 8 días.” 05/02/2012: “aún no lo tienen, nuevamente se compromete a entregarlo en 8 días….”, etc.

11.-En la segunda parte se incorporan los “nuevos compromisos” dando continuidad al número de compromisos, esto es, si teníamos 10 compromisos de seguimiento, el “nuevo compromiso” será el 11 , el siguiente el 12, etc. Los campos son los mismos del punto anterior, pero no se incluye el campo de “fecha de seguimiento” dado que son nuevos compromisos. Es muy importante analizar los

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