LITERATURA

I. EL OFICIO. Es el documento por el que se comunican las autoridades de instituciones públicas o privadas. Se usa para comunicar órdenes, informes, para solicitar algo, también para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento, gestionar algún servicio, etc.

II. CLASES.

Oficio simple directo: Se utiliza cuando el texto o contenido van dirigidos a una sola persona.

Oficio múltiple. Se usa cuando un mismo texto va dirigido a distintos y varios destinatarios. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

III. PARTES.

• Membrete. Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración. En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto. Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..." "Tengo el agrado de dirigirme..."

• Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

• Firma y posfirma.

Firma: Se escribe la rúbrica a mano.

Postirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

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