Los documentos comerciales

1. DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad <!--[endif]-->

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos comerciales son:

1.- Factura

2.- Orden de compra

3.- Remito

4.- Recibo

5.- Nota de débito

6.- Nota de crédito

7.- Cheque

8.- Pagare

9.- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.

Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.

Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada

REMITO

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:

1. Fecha de emisión.

2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).

3. Detalle

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