Documentos Comerciales

*DOCUMENTOS INTERNOS

1. Documentos de que se sirve la empresa en su ámbito interno.

• Convocatorias

• Actas

• Autorizaciones

• Avisos y anuncios

• Boletines y revistas

• Memorias

• Nota interior

• Solicitud.

2. Convocatorias.

En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

3. Actas.

Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

4. Partes en que se divide un acta.

• Inicio: que a su vez consta de tres bloques:

• Citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la empresa.

• Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.

• Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.

• Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.

• Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.

5. Autorización.

Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

6. Avisos y Anuncios.

Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).

7. Boletines y revistas.

Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.

8. Memorias.

Son documentos que reflejan los datos yactividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.

Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por capítulos.

9. ¿Qué es una nota interior?

Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.

10. Partes de que consta una nota interior.

• Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del motivo de la comunicación.

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