Documentos Comerciales

PROFORMA

Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a determinado proveedor. En la proforma se escribe los productos con sus respectivas características y el precio sugerido por el comprador y que convenga al vendedor.

Requisitos de la Proforma.- Reúne los siguientes requisitos:

Membrete (Razón social o nombre de la empresa)

Numeración correlativa

Lugar y fecha de emisión

Nombre o razón social de la empresa proveedora

Dirección del proveedor

Cantidad, Artículos, Precio, etc.

Firma y sello de la empresa solicitante

GUÍA DE REMISIÓN

Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.

Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

Membrete o razón social de la casa vendedora

Numeración correlativa

Lugar y fecha

Nombre o razón social de comprador

Dirección del cliente

Detalle de los artículos

Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)

Precio unitario y total

Firma del vendedor

Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

Importancia.- Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.

FACTURA

Concepto.- Es el documento principal de la compra-venta y este comprobante sirve para acreditar la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella queda concluida la operación. En dicho documento el vendedor hace constar en forma detallada las mercancías vendidas, indicando condiciones, importe, otros gastos, descuentos y otros

Clases.- Pueden ser:

F. de Plaza.- Es el documento que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor.

F. de Expedición.- Es la factura que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor, ocasionando gastos de embalaje, transporte, otros.

Requisitos de la Factura:

Membrete o razón social del vendedor

Registro Único de Contribuyente

Número de la libreta tributaria del vendedor, lugar y fecha de expedición, domicilio fiscal del vendedor.

Nombre o razón social del comprador (cliente).

Dirección o localidad del comprador (cliente).

Condiciones en que se efectúa la venta (contado, crédito, etc.).

Detalle de los artículos vendidos indicando cantidad, calidad, clase, marca y código, etc.

Indicación de gastos y descuentos si se origina.

Precio por unidad y el importe total (Numérica).

El valor total escrito en letras.

La abreviatura "S.E. ú O." (Salvo error ú Omisión).

Sello de cancelación o canje (depende de las condiciones de venta).

I.G.V. indicando el porcentaje, según el artículo vendido y el monto que graba la operación.

Número Libreta Tributaria (N. L. T.)

Número de Registro de Venta

Número de Registro de Industrial

Datos de la imprenta, nombre, razón social, RUC.

LETRA DE CAMBIO

Concepto.- Es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

Personas que intervienen en la letra de cambio.- Intervienen tres personas:

1.- Girador (o librador), es la persona que extiende el documento y debe firmar en calidad de librador.

2.- Orden (o tenedor), Es la persona a cuya orden se pega la letra.

3.- Cargo (o librador), es la persona a cuyo cargo se gira el documento, comprometiéndose a pagar mediante la aceptación.

Datos que debe contener :

Lugar, día, mes, y año en que se giró la letra.

Fecha de vencimiento o de pago.

Numeración correlativa del documento.

Importe de la letra en cifras

Tipos de vencimiento (a la vista, a días vista, a días plazo).

Nombre o razón social de la orden, persona a cuyo favor se gira la letra.

El importe escrito en letras

El concepto de la obligación es decir si se trata de valor recibido, valor en cobranza, o valor en cuenta corriente.

Nombre o razón social del cargo o deudor.

Dirección completa del cargo.

Nombre y apellido del girador, razón social y sello si se trata de persona jurídica.

Firma del aceptante debajo de la palabra aceptada, lugar y fecha.

EL PAGARÉ

Concepto.- Es el documento que contiene una promesa escrita por la cuál una persona se obliga al pago de una suma de dinero en un plazo determinado.

Personas que intervienen:

ORDEN.- Es la persona que cobra el importe

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