Solucion De Conflictos

Instituto Tecnológico de Nogales

Tarea de investigación.

“Puntos para una reunión efectiva.”

Erik Alberto Cervantes Tapia Aula: R-2

10:00 a.m. – 11:00 a.m.

H. Nogales Sonora a 20 de Marzo de 2013

Puntos para una reunión efectiva

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo, aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Esto, porque si se busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que se van a tratar en ésta. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior”, sostiene Antonio Dieck, académico de la Universidad de Monterrey. Para ello, explica Brieba, “el expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje”.

5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los entendidos. “Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor o rompehielos

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