TECNICAS DE REDACCION

Documentos administrativos

Son toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la Administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

Principios fundamentales que rigen la redacción de documentos administrativos

FORMALIDAD: Se redacta tomando en cuenta normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones o simplemente por la costumbre. De esta manera se uniformiza su uso, ahorra recursos y facilita su atención.

SIMPLICIDAD: Todo documento administrativo debe ser elaborado de la forma más simple y breve posible, con lenguaje sencillo y común.

RACIONALIDAD: Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Cuanto más extenso y complicado es un documento, más costoso es. Debemos procurar redactar documentos breves, directos, concretos, claros, de fácil lectura y comprensión para ahorrar tiempo, energía y materiales.

FLEXIBILIDAD: No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro. Por el contrario, lo que debe de haber es amplitud de criterio, sentido común, espíritu democrático, flexibilidad en aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos.

EFICACIA: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y con el mínimo costo posible.

PARTES PRINCIPALES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Por lo general deben tener la misma ubicación, pero hay también los que tienen sólo algunas de estas partes, como se verá más adelante.

a) Encabezamiento: Extremo superior del documento. Comprende: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.

b) Texto: Parte central y principal de todo documento. Cada parte del texto reciben el nombre de “secciones”. La cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.

c) Término: Extremo inferior del documento y está integrado por: despedida, firma, posfirma, sello, anexo, “copia” y pie de página.

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