Un formulario

Un formulario es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados en las zonas del documento destinadas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente. ..

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:

-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.

-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.

De acuerdo a su presentacion pueden ser:

-Simples

-Compuestos

Formularios simples documentos que estan representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.

Los impresos se caracterizan por tener una parte escrita y espacios en blanco para rellenar. Esto te permite pensar que hay una institución o persona que solicitaunos datos determinados y prepara el impreso o formulario dejando el espacio en blanco para que alguien interesado/a o solicitante lo complete.

Los impresos y formularios solicitan datos de interés para el fin con que se elabora el impreso.

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