Agencias y sucursales

AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 264 Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarlas.

ASPECTOS JURIDICOS

ARTÍCULO 49 CPC. Las sociedades domiciliadas en Colombia deberán constituir apoderados con capacidad para representarlas en los procesos relacionados con ellas o con sus dependientes, en los lugares donde establezcan sucursales o agencias, en la forma indicada en el artículo 23 del Código de procedimiento Civil si no los constituyen , llevara su representación quien tenga la dirección de la respectiva sucursal o agencia.

Las agencias pueden crearse, suprimirse , variarse el sitio de su actividad, restringir los ramos o campos de operación, mediante simples decisiones del órgano de administración.

ASPECTOS CONTABLES

La agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad de partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El Registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con las justificaciones, como evidencia de la índole y corrección de los desembolsos efectuados, y la otra copia queda en poder de la agencia.

Los asientos a realizar por la casa principal dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.

La agencia tiene un surtido de muestras para que la vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y es esta la que los sirve.

Los créditos son concedidos por la casa principal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la principal y esta efectúa los cobros.

El fondo fijo para los gastos los provee la casa principal, la cual los repone a la medida que se agoten. La agencia no maneja ningún otro efectivo.

SUCURSALES

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 263. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determine la facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

Facultades de Administradores de Sucursales. Cuando en los estatutos no se determine la facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal, quien a su vez , si no esta expresamente sujeto a limitaciones determinadas claramente en el contrato social, sea por estipulaciones iniciales del mismo, o por reformas, posteriores, puede celebrar o ejecutar todos los actos o contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relación en con la existencia y el funcionamiento de la sociedad, como se advierte en el Artículo 263 del Código de Comercio , en armonía con el 196 de la misma obra. Con lo cual se trata, a un mismo tiempo, de proteger adecuadamente a los terceros que negocian con la sociedad en el lugar de su sucursal y de facilitar a la sociedad el desarrollo de sus actividades en esa plaza.

ASPECTOS COMERCIALES

MATRICULA DE UNA SUCURSAL.

Oportunidad de la matricula de la sucursal: Debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

Lugar de Registro: La solicitud de matricula y de registro de documentos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad.

Requisitos para el Registro: Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique nombre igual ó similar.

Diligencie el formulario de matricula de sucursales impreso por la cámara de comercio.

Remita copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano competente que ordenó la apertura de la sucursal.

Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente de aquella a la cual corresponde el domicilio principal de la sociedad, adjunte los siguientes documentos:

• • Copia de la escritura de Constitución.

• • Copia de las escrituras de reformas.

• • Copia de el permiso de funcionamiento si se trata de una sociedad vigilada.

Envíe el documento que contenga la facultad del administrador de la sucursal, en caso de que las mismas no consten en los estatutos sociales, por escritura pública o documento reconocido ante el juez ó notario. Anexe el nombramiento de administrador si no consta en el documento anterior.

Recomendaciones: La copia del acta que se remita debe ser autorizada con la firma del secretario de la sociedad o del representante legal.

Remita un ejemplar de la primera copia de cada escritura pública.

Para crear, suprimir, cambiar el domicilio de una sucursal se requiere siempre una reforma estatutaria.

INSCRIPCIÓN DEL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE

ARTÍCULO 441 Código de Comercio En el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

ARTÍCULO 443 Código de Comercio El gerente deberá rendir cuentas comprobadas de su gestión, cuando se lo exija la asamblea general o la junta directiva, al final de cada ano y cuando se retire de su cargo.

Debe rendir cuentas debidamente respaldadas en comprobantes así:

- Cuando lo ordene la asamblea general de accionistas.

- Cuando lo exija la junta directiva.

- Al final de cada ejercicio social, y

- Cuando por cualquier motivo se retire del cargo.

ASPECTOS CONTABLES

La contabilidad de una sucursal consiste en llevar un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas por la casa principal y las adquiridas de otras

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