SUCURSALES Y AGENCIAS

SUCURSALES Y AGENCIAS

Definición: La agencia y la sucursal son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central o principal, son de carácter permanente y dependen normalmente de una sociedad.

Son lugares de negocio sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

• Incrementar las Ventas,

• Ampliar su radio de acción,

• Tener el dominio de ciertas plazas

• Contacto con los clientes,

• Poner al alcance de los clientes los productos que maneja,

• Conocer las necesidades del mercado,

• Saber que productos son de mayor demanda,

• Vender sus mercancías en otros lugares; y

• Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

Agencia:

Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.

Su función: consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

VENTAJAS.

Esta modalidad de comercialización de los productos representa una muy buena opción para muchas empresas:

• No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversión en construcciones e instalaciones,

• La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

• No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado,

• Gran cantidad de cartera,

• Costos de control y mantenimiento; y

• La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

• La Casa Matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

El valor de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envió de mercancía a sus agentes, deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de Ventas.

CARACTERISTICAS DE LAS AGENCIAS: Las agencias no originan o confeccionan estados financieros y sus principales características son:

• No tienen personería jurídica

• Tienen mercancía para la exhibición

• Tramita pedidos de la casa central

• No lleva contabilidad

• Lleva un registro de fondo fijo de caja

• No maneja su propio fondo de caja, sino que éste proviene de la casa central

• No tiene capital propio

CONTABILIDAD DE AGENCIAS

Como ya se explicó, las agencias, por sus mismas características, no están obligadas a llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la responsable de registrar las operaciones que ellas realizan.

Sin embargo y, para su propio control, las agencias pueden llevar un libro donde se registren las entradas y salidas de efectivo, habidas en el fondo fijo que le fue asignado.

El diseño de este libro es igual a cualquier Libro Auxiliar de Caja y su utilización será similar. De igual manera podrá llevar un libro donde se registren las Ventas realizadas.

Periódicamente, la agencia, presentará a la oficina principal, una cuenta de gastos, donde relacione todos los pagos realizados, acompañada de sus respectivos comprobantes. Una relación de las ventas efectuadas, servirá a la oficina principal para efectos de conformar la remuneración de algunos empleados de la agencia, cuando estos reciben su remuneración con base a ventas.

La casa central puede llevar la contabilidad referente a la agencia de dos formas:

• Para determinar las utilidades que produce la agencia

• Sin determinar las utilidades de la agencia, integrando así los gastos de la agencia a los de la casa central.

CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS:

• MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo circulante y está constituida por toda aquella mercancía en exhibición que tiene la agencia.

• EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el valor de la mercancía que se envía a la Agencia, cuando la casa central usa inventario físico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario permanente.

• FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su financiamiento.

• GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los gastos en que se incurre por parte de la agencia.

• VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran aquí todas las ventas realizadas por la casa central a través de la agencia.

• PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.

SUCURSALES

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.

La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho

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