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Funciones Archivisticas

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Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.

• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

• Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

• Determinación de uso y finalidad de los documentos.

• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

• Identificación de dependencias productoras.

• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

• Directrices relacionadas con el número de copias.

• Control de la producción de nuevos documentos.

• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes

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