DESCRIPCION DE PUESTOS APA 1 TAREA 2

FABRICA DE MUEBLES “EL SUPER MUEBLE DE LA OFICINA”

DESCRIPCION DE PUESTO

A.) IDENTIFICACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: Secretaria de Gerencia

Número de plazas existentes: una

Clave: 1045

Ubicación: Departamento de Gerencia

Tipo de Contratación: Tiempo indefinido (Por contrato)

Ámbito de operación: Área Administrativa

B.) RELACIONES DE AUTORIDAD

1. Jefe inmediato: Gerente General

2. Subordinados directos: - Mensajeros,

- Depto. De Ventas

- Contabilidad

- Auxiliar de Archivo

- Chofer de la Gerencia

3. Dependencia funcional: Gerencia y sub-Gerencia

C.) PROPOSITO DEL PUESTO

Brindar a su jefe apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercadeo.

D.) FUNCIONES GENERALES

1. Mecanografiar textos en original, copias, etc., tales como cartas, Memorandos, documentos, actas, etc.

2. Tomar dictados en taquigrafía directamente o con la ayuda de una grabacion y transcribirlos.

3. Atender al público y coordinar al personal telefónicamente o en persona indicándole horas de atención, trámites de documentos, citas, Reuniones, etc.

4. Revisar el correo electrónico en comunicaciones Nacionales e internacionales.

5. Coordina las labores y trabajos encomendados al mensajero, al chofer de la Gerencia y al auxiliar de archivo.

6. Vela por la atención de la Junta Directiva (actas, archivo, Citaciones, correspondencia, etc.

7. Realiza las demás funciones propias de su cargo que le son indicadas por la Gerencia

E.) FUNCIONES ESPECIFICAS

I. Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente

II. Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimento y servicio de estos

III. Recibir e informar asuntos que tengas que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado

IV. Atender y orientar al publico que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara.

V. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

VI. Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.

F.) RESPONSABILIDAD (ECONOMICO, INFORMACION, RECURSO HUMANO, EQUIPO)

a. Comunicación Constante con los distintos bancos, para el seguimiento de cartas, fianzas, pagares, líneas de crédito, sobregiros etc.

b. Mantener actualizado archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.

c. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa

d. Elaborar y presentar

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