Iniciasion De La Auditoria

INICIO DE LA AUDITORIA

1. Inicio de la auditoría

El primer paso consiste en definir si la auditoría interna va a realizarse por personal de la organización municipal o por personal subcontratado.

En cualquier caso, se regularán las condiciones de trabajo documentadamente y se comprobará que el personal que se asigne a los trabajos cumple con las condiciones mínimas exigidas, en cuanto a formación, conocimientos y experiencia.

Estos aspectos estarán recogidos documentalmente en el procedimiento para la realización de auditorias internas medioambientales del Sistema de Gestión Medioambiental.

2. Objetivos y alcance de la auditoría

El objetivo general de la auditoría consistirá en evaluar el desarrollo y la eficacia del Sistema de Gestión Medioambiental, aunque la auditoría podría estar restringida a determinadas áreas en las que previamente se hubieran detectado no conformidades o bien, a requisitos específicos como por ejemplo, el cumplimiento de la legislación.

3. Preparación de la documentación

La realización de la auditoría exige la elaboración de una documentación que facilite el desarrollo correcto de la auditoría.

El auditor acordará con la organización municipal las fechas en las que se realizará la auditoría y el programa de auditoría, donde se establecerán las actividades a auditar y se facilitará un cronograma que defina los trabajos a realizar.

Con respecto al programa de auditoría, éste debe recoger datos relativos a:

• El alcance de la auditoría (temas que abarca, actividades objeto de la auditoría, criterios medioambientales a considerar, período de tiempo cubierto por la auditoría);

• Personas/unidades funcionales que serán entrevistadas o visitadas en sus puestos de trabajo;

• Personal auditor;

• Temas/puntos del Reglamento a tratar;

• Fechas/horas de la entrevista auditada;

• Duración de las entrevistas;

• Documentación de referencia/pautas de conducta;

• Compromiso de confidencialidad (si ha lugar);

• Solicitud/mantenimiento de la documentación auditada.

Una vez elaborada la propuesta del programa se envía a la Alcaldía (Responsable del SGMA) al objeto de que merezca su aprobación. Una vez el programa ha sido aprobado, el auditor esperará a la recepción de la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental enviada por el auditado para proceder a su revisión.

4. Revisión previa de la documentación por el auditor

El auditor leerá, revisará y preparará con objeto de realizar la auditoría con el mínimo de improvisación y el máximo rigor, la documentación siguiente:

• Política, objetivos y programas medioambientales municipales.

• Manual de gestión medioambiental municipal.

• Manual de procedimientos de gestión medioambiental municipal.

• Instrucciones técnicas (las que existieren).

Como mínimo se revisará: política, manual del SGMA y declaración medioambiental A4 Pautas para la realización de una auditoría interna

5. Elaboración de la “Lista de comprobación” por parte del auditor

Para asegurar la eficacia del proceso de auditoría, el auditor prepara un protocolo técnico o lista de comprobación (o “check list”), que es un documento que recoge de manera ordenada todas aquellas cuestiones objeto de evaluación, facilita el proceso de auditoría y evita la pérdida de información. Este cuestionario ha de elaborarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental, y ha de recoger los aspectos necesarios para permitir la valoración del comportamiento medioambiental.

Las listas de chequeo se estructuran por puntos de la norma y permiten asegurar que como mínimo se evidencia el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.

6. Reunión inicial

Antes del comienzo de la auditoría, es conveniente que el auditor se reúna con la dirección de la organización municipal con la finalidad de tratar los puntos siguientes:

• Presentación del equipo auditor.

• Exposición de los objetivos y programa de realización de la auditoría.

• Indicación de la metodología y procedimiento a utilizar y confirmación de la disponibilidad de los medios necesarios para el desarrollo correcto de la auditoría.

7. Realización de la auditoría

Durante la realización de la auditoría, se seguirá el orden lógico establecido en el programa acordado, el cual ha de permitir obtener las evidencias de las cuestiones planteadas en la lista de comprobación.

Esta lista de comprobación ha de considerarse un documento guía, que puede sufrir las modificaciones que el auditor considere necesarias en el transcurso de la auditoría, como la inclusión de nuevas cuestiones o la eliminación de algunas de las existentes.

El objetivo de la auditoría es determinar la adecuación del Sistema de Gestión Medioambiental para conseguir la política y los objetivos medioambientales de la organización municipal, el grado de eficacia del sistema y la valoración del comportamiento medioambiental de la organización del municipio.

Para obtener las evidencias, el auditor utilizará los siguientes métodos:

• Examen de la documentación del sistema, incluidos registros y otros documentos.

• Entrevistas con el personal.

• Inspección visual de las actividades auditadas.

Los tres modos de obtener evidencias son complementarios y todos son utilizados en el transcurso de la visita de auditoría.

El auditor examinará el conjunto de los documentos del Sistema de Gestión Medioambiental, incluyendo la política, los objetivos y el programa, el manual y los procedimientos e instrucciones técnicas, así como los registros relativos a la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental. Se actuará del siguiente modo:

• Evidenciar que la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental contemple los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.

• Evidenciar que se dispone de la documentación necesaria en los lugares donde ésta se utilice (aunque el auditor ya disponga de ella).

• Solicitar, revisar y comprobar que el auditado ha obtenido los registros que se derivan de la aplicación de lo recogido en la documentación del sistema.

8. Documentos a revisar:

8.1. Documentos relativos a obligaciones legales:

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