Malena Ensayo

eGestión documental

INTRODUCCIÓN

Toda oficina genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información.

Debido a ello, la gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogeneizar y racionalizar el trabajo.

La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.

CONCEPTO

Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable.

OBJETO

Representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional

ENFOQUE

La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización.

Esta disposición obedece a que sea cual fuere la forma de establecer el formato para emplear los recursos documentales, éstos deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado, tipo de datos (fijos o variables), utilización de columnas, renglones, cuadros, casillas y bloques. Además, es necesario mantener la unidad, claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual de todos ellos.

ENFOQUE CLÁSICO

Importancia de las formas impresas

Por lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:

• Su contenido.

• La cantidad que de ellas se utiliza.

• El costo que representan.

• El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.

• Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

ANÁLISIS

Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario —tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso— y consideraciones funcionales —identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos— se deben considerar los siguientes aspectos:

• Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.

• Duplicación de formas para un mismo fi n.

• Exceso de formularios de poco uso.

Fuentes de información

Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se pueden mencionar:

• De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelería).

• Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).

• Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).

Requerimientos para su uso

La existencia en mayor o menor medida de formularios en una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes:

Internos

• El instrumento jurídico que las crea.

• Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.

• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

• La determinación de objetivos y programas.

Externos

• Por cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.

• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

• En atención a demandas de clientes o proveedores.

DISEÑO

Preparación de un formulario considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y resultados esperados

Elementos funcionales

Identificación

• Logotipo de la organización.

• Título.

• Fecha.

• Número de hoja.

Clases de formularios

De línea

Es la clase de formulario más sencilla que existe, pues su contenido se basa en datos fijos que van seguidos de una línea sobre la cual se deben anotar los datos variables.

De columnas

Contiene columnas y renglones para su llenado y se utiliza cuando los datos que se anotan (variables).

De casillas

Esta clase se utiliza para formularios cuya información es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un cuadro o rectángulo llamado casilla, preferentemente en el ángulo superior izquierdo y con letra pequeña pero legible; de esta forma, el dato variable se distingue fácilmente del fijo.

Combinado

La composición de este tipo de formulario incluye más de una alternativa de presentación por lo que puede combinar casillas y bloques.

Unidad

El trazo debe ser homogéneo para que se mantenga una imagen coherente y proporcional

División modular

El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación del formulario, por lo que debe conservarse su tamaño y colocación, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma más racional

Claridad

Una distribución correcta y accesible facilita tanto el llenado como la comprensión y utilización de los datos.

UTILIZACIÓN

Uso normal

Los formularios constituyen un elemento básico en la dinámica administrativa de cualquier institución.

Su uso es tan generalizado e indispensable que hoy en día se hace de forma casi automática, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere de autorizaciones múltiples o de estudios exhaustivos.

Cambios

Cuando se presentan modificaciones radicales en los procesos, procedimientos o estructuras organizacionales se necesita implementar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar los formularios.

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