Reorganizar la Oficina de Atención al Usuario

Identificar y dar respuesta a las quejas presentadas por los asociados como ejemplo: corregir inconsistencias de los datos presentadas en la base de datos de cada uno de los asociados que presentaron las quejas antes la Superintendencia de la Economía solidaria (Este será un correctivo A corto plazo).

Notificar al quejoso de las correcciones o soluciones dadas. Verificar en la empresa las acciones correctivas que se le da a la queja del usuario, ejemplo: en el departamento de sistemas verificar que identifique y se corrija la inconsistencia, detectada en las bases de datos de los asociados a BENEFICIAR ENTIDAD COOPERATIVA. Se revisa y verifican las correcciones a las Bases de datos. Se verifica la información y solución brindada al asociado. Encargado de control interno, personas encargadas de la base de datos de los asociados. La Gerente Comercial y El Gerente General. En la primera semana del mes de junio de 2012 y se verificará en la segunda semana del mes de junio de 2012.

(A Mediano plazo). Revisar y clasificar las quejas y elaborar el reporte consolidado mensual de quejas y reclamos de acuerdo a las inconsistencias. Ejemplo en los datos de los asociados y darles solución en el bimestre siguiente si requiere más información. Verificar la clasificación de las quejas de los asociados que se puedan responder a mediano plazo. Ejemplo: Verificar las solicitudes de las actualizaciones de los asociados, entregadas a todos los responsables y su periodicidad para corregir las bases de datos. Encargado de control interno, personas encargadas de la base de datos de los asociados. La Gerente Comercial y El Gerente General. Se verificará mensualmente las solicitudes realizadas por los asociados a partir del mes de junio de 2012 en la primera semana del mes siguiente.

(A largo plazo). Ejecutar diferentes actividades, por ejemplo: elaborar un reporte consolidado semestral de quejas y reclamos de los usuarios en los diferentes temas.

Reorganizar la Oficina de Atención al Usuario, atender las solicitudes, quejas y reclamos de los asociados y constatar la respuesta a los mismos. Verificar de forma semestral la solución a los asociados acorde a sus solicitudes, ejemplo: actualización de datos, devolución de aportes, maltrato de parte de los empleados, etc. acorde a las quejas y reclamos para validar la efectividad del sistema y concluir si se reemplaza o no algunos proceso o se innova con nuevas tecnologías o sistemas de información. Encargado de control interno, personas encargadas de la base de datos de los asociados. La Gerente Comercial y El Gerente General. Comité de Compras. Se verificará semestralmente las solicitudes realizadas por los asociados a partir de junio hasta noviembre de 2012 y si se define la necesidad de cambio de sistemas se comprará en diciembre/2012.

Revisar el cumplimiento de los valores corporativos de la empresa. Evaluar el nivel de conocimiento de los principios por parte de los usuarios internos y externos. Verificar Planes de capacitación del personal interno de ECOFIBRAS. Verificar la promoción de valores corporativos del la empresa hacia los usuarios, así como la efectividad en los procesos de información del personal interno y externo. La persona responsable de la oficina del Talento humano y de la oficina de comunicaciones. La Gerente Comercial y El Gerente General. Mensual se evalúa el proceso y se reporta los alcances al organismo de control.

FIRMAS

EVALUACIÓN DE RESULTADOS DEL INFORME

La gerencia de la empresa BENEFICIAR ENTIDAD COOPERATIVA, toma la decisión de presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria durante la primera semana de junio de 2012, la respuesta a las recomendaciones de la visita de los funcionarios de la División de Vigilancia, incluido el PLAN DE MEJORAMIENTO, el cual será objeto de evaluación y seguimiento durante los meses de JUNIO A DICIEMBRE de 2012, firmado por los responsables del proceso y por el Representante legal de la empresa, para lo cual de adopta y se utiliza el siguiente instrumento de recolección de información:

ANEXO No.2: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS AVANCES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO PRESENTADO POR BENEFICIAR ENTIDAD COOPERATIVA PARA EL AÑO 2012.

REPORTES AVANCES EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DE BENEFICIAR ENTIDAD COOPERATIVA DURANTE EL MES DE ___________________ DEL AÑO 2012 PRESENTADO A LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

ACCION DE MEJORA PROPUESTA MECANISMO DE VERIFICACION,

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