Abastecimientos

ABASTECIMIENTOS

Definición

Es la función responsable de adquirir bienes y servicios materiales necesarios para el desarrollo de toda empresa.

COMPROMISOS de Abastecimientos con la Gerencia General

• Por sus relaciones con Producción y contactos con Proveedores, deberá sugerir a otros departamentos de su propia empresa sobre” materiales nuevos, materiales perfeccionados y materiales reemplazantes”.

• Para reducir los Costos de Operación, analizará la posibilidad de producir por sus propios medios, bienes ó servicios que son comprados externamente.

• Abastecer a los mejores precios, calidad, entrega y condiciones de pago posibles.

• Que el Gerente de Abastecimientos no comprometa sin necesidad ó justificación a que la empresa realice gastos.

• Que proyecte y conserve una buena imagen de la empresa ante las firmas comerciales.

ACTIVIDADES DE ABASTECIMIENTOS

• Necesidades de Abastecimiento.

• Compras.

• Control de Inventarios.

• Control y Evaluación del Área.

• Relaciones Internas y Externas

Necesidades de Abastecimiento.

• Abastecimiento en la Industria:

La actividad de abastecimientos en la misma, consiste en “proveer las materia primas con alto grado de ventajas en cuanto a: Tiempo - precio y calidad”.

• Abastecimiento en el Comercio:

La función del comercio es la reventa de productos terminados; y abastecimientos debe “conocer qué productos no se venden (para descontinuarlos), y qué productos nuevos se pueden ofrecer”. (gran comunicación con mercadotecnia o con ventas).

Compras.

• Definición: Acto mercantil por el que una persona u organización adquiere bienes y/o servicios a cambio de una suma de dinero.

• Clasificación:

a) Locales.

b) Nacionales.

c) Extranjeras.

Clasificación Compras

a) Locales: Se realizan en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.

b) Nacionales: Se efectúan en cualquier parte de la república, excepto en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.

c) Extranjeras: Se llevan al cabo con proveedores extranjeros.

Existen Organismos o Dependencias que facilitan, asesoran y financian sobre trámites y compras en el extranjero, como:

• Agencias aduanales.

• Banco mexicano de comercio exterior.

• Bancos.

• Corresponsales.

Requisición de Compra:

• Es un documento de control por el que una persona o departamento de la empresa, solicita a abastecimientos le provea de un producto o servicio.

Elementos de la Requisición

• Nombre del departamento, persona o dependencia que lo solicita

• Fecha de elaboración.

• Folio.

• Fecha en la que se requiere el material.

• Cantidad.

• Partida

• Descripción.

• Costo estimado (Precio).

• Totales

• Justificación.

• Observaciones.

La Requisición se puede hacer mediante formato escrito o vía electrónica por Internet

Antes de hacer la requisición se debe realizar una investigación previa a la misma, ya que:

• puede ser una compra innecesaria, o

• pudiera existir en el almacén lo requerido.

• La Requisición de Compra debe diseñarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y la cantidad de copias de la misma, dependerá del control que se quiera ejercer en este respecto.

Búsqueda y Selección de Proveedores:

Consiste en encontrar una buena LOCALIZACIÓN e IDENTIFICACIÓN de proveedores que puedan suministrar productos y servicios en la calidad, cantidad, oportunidad y precio deseado

Fuentes para Localizar Proveedores

• Ferias.

• Exposiciones.

• Cámaras y asociaciones.

• Revistas especializadas.

• Directorio telefónico.

• Periódicos, Radio y Televisión.

• Internet.

CONTENIDO DE LAS COTIZACIONES.

Estas deberán indicar por Escrito:

a.-) La Calidad del producto o servicio.

b.-) La Cantidad.

c.-) Precio.

d.-) Plazos de Entrega.

e.-) Formas de Pago.

• A Compras le corresponde la adecuada Selección de Proveedores, tomando como base LAS COTIZACIONES

• La solidez moral y financiera de la empresa para cumplir sus compromisos y surtir pedidos.

• Integridad y honradez en cuanto a calidad y servicio ofrecido.

• Capacidad productora adecuada a los pedidos que acepten.

• Condiciones de trabajo satisfactorias que no afecten las fechas de entrega.

Orden de Compra (Pedido):

• Es un documento en el que se registra el artículo a pedir con las CONDICIONES CONVENIDAS con los proveedores

Deberá cuidarse su redacción para evitar problemas futuros

El Original de la Orden de Compra puede contener en el reverso las Condiciones de la operación, como estas:

• Cargos adicionales ($)

• Cambios en cantidades de artículos.

• Condiciones de entrega.

• Entrega de facturas a revisión.

• Seguros.

Ejemplo

Seguimiento del pedido

• Es responsabilidad de compras el control

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